Das Modul „ArchivExplorer“ ist die universelle Schnittstelle, mit der Sie DocuWare-Archive einfach und vollständig in das Windows Dateisystem integrieren können.
Die nahtlose Integration vom ArchivExplorer in den Windows Explorer bietet Benutzern eine gewohnte Arbeitsumgebung, über die sie auf alle zentral abgelegten Dokumente zugreifen können — unabhängig von der DMSAnwendung. Dadurch wird die Akzeptanz erhöht und der Schulungsaufwand minimiert.
Über den ArchivExplorer können die Archive als zusätzliches Laufwerk dargestellt und Dateien einfach per Drag & Drop abgelegt und geöffnet werden.
Auch die einfache Mehrfachauswahl von Dokumenten erleichtert das tägliche Arbeiten ebenso wie die Ablage ganzer Verzeichnisse ins Archiv. Der Anwender merkt nur bei der Suche oder dem Erscheinen einer Indizierungsmaske, dass er es mit einem Archiv zu tun hat. Dateien und ihre Indexdaten können mit dieser Maske geändert oder modifiziert werden.
Surfen Sie alternativ zur DMS-Anwendung einfach mit dem Explorer durch den Dokumenten-Pool — natürlich nur im Rahmen Ihrer Berechtigungen.
Die neue Spaltendarstellung des ArchivExplorers zeigt weitergehende Informationen wie Seitenzahl, Format, Datum, aber auch Benutzerinformationen wie „abgelegt am“ oder „letzter Zugriff von“.
In der Quick Info wird, wenn vorhanden, der Volltext angezeigt. Mehrseitige TIF-Dateien oder gemischte Dokumente können mit einer integrierten Konvertierungsfunktion in PDF- oder ZIP-Formaten verfügbar gemacht werden. Auch der DocuWare Rich- oder Web-Client-Aufruf steht schon bereit. Für jedes Archiv lassen sich optional mehrere Ansichten und Ebenen definieren und nutzen. Der ArchivExplorer unterstützt alle bestehenden drei Server-Editionen von DocuWare.
Ist auf dem Rechner ein Mail Client wie Outlook, Thunderbird, Notes oder Windows Mail eingerichtet, können ein oder mehrere Dateien mit der Funktion „Senden an E-Mail Empfänger“ an den hinterlegten Mail Client übergeben und direkt als Attachement eingefügt werden.
Über die integrierten Suchfunktionen können Sie aus dem Datei- oder Kontextmenü in die Suchfunktion des ArchivExplorers einsteigen. Die Suche erfolgt hierbei in dem ausgewählten Text, Stichwort, Memo, numerischen Feld des Archivs oder im Volltext. Die Suchmöglichkeiten erlauben ebenfalls die Verwendung von Wildcarts oder Platzhalter, sowie UND / ODER Operatoren.
Nach Abschluss der Suche werden die Treffer in dem dafür vorgesehenen Bereich angezeigt und können danach nach den Spaltenangaben auch sortiert werden. Mit einem Mausklick auf einen Treffer wechselt die Software wieder direkt in den Windows Explorer und öffnet den entsprechenden Zweig des Baums.
