DocuMatic®: elektronische Archivierung, Dokumenten Management

Dokumente automatisch ablegen – und garantiert immer finden!

DocuMatic® ist ein über viele Jahre entwickeltes und strikt an den Bedürfnissen der Anwender orientiertes, komplettes System für elektronische Archivierung- mit Workflow- und DMS-Komponenten. DocuMatic® ergänzt die bewährten Eigenschaften von DocuWare 5, einer Software zur elektronischen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, um praktische Funktionen bzw. Automatismen des UnITeK-Verbands.

UnITeK ist seit vielen Jahren autorisierter DocuWare Partner (ADP), mit umfangreicher Projekt-Erfahrung im Bereich Informations- und Dokumenten-Management (IDM).

DocuMatic® als Informations-Pool

In den DocuMatic® Archiven werden Dokumente und Informationen zusammengefügt: Korrespondenz (E-Mails), Lieferscheine, Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Belege), Vertriebs- und Marketing-Dokumente sowie Dateien aus dem Windows-Explorer. Nach der elektronischen Archivierung stehen sie jedem Berechtigten zur Verfügung; anwendungsbezogen geordnet, über Suchbegriffe oder per Volltextsuche zu finden.

Das DocuMatic®-Prinzip

DocuMatic® erweitert zum einen DocuWare Business um wichtige Funktionen, zum anderen erlaubt es die Integration von DocuWare in andere Applikationen auf bisher nicht gekannte, einfache Art und Weise.

DocuMatic® macht elektronsiche Archivierung zu einer für alle Unternehmen attraktiven, ebenso komfortablen wie preiswerten Anwendung, die sich mühelos mit den meisten auf dem Markt befindlichen kaufmännischen Programmen kombinieren lässt.

Die wichtigsten Funktionen finden Sie immer in DocuMatic®

  • Übernehmen und Ergänzen von Index-Informationen aus Windows- Programmen für Ablage und Recherche
  • Drucken von Werten aus unterschiedlichen Quellen als Barcode oder Text
    auf beliebige Datenträger (z.B. Labels)
  • Erkennen und Lesen von Barcodes (an einem Arbeitsplatz pro Installation)
  • automatisches Ablegen der Dokumente anhand von Barcode-Informationen
  • Recherche direkt aus der Leitapplikation
  • automatisches Weiterleiten von Dokumenten (Miniworkflow) nach selbst
    definierten Regeln und Arbeits-Schritten

Archiv-Integration in kaufmännische und andere EDV-Programme

DocuMatic® „druckt“ Dokumente aus Windows- oder Host-Programmen und aus MS Office direkt ins Archiv und legt sie dabei automatisch richtig ab. Eingehende Dokumente wie z.B. Rechnungen oder Lieferscheine werden in den entsprechenden Programmen erfasst, danach gescannt und von DocuMatic® automatisch abgelegt. Die Suche nach Dokumenten erfolgt wahlweise direkt aus dem Programm heraus oder im elektronischen Archiv.

Dokumente stempeln, Notizen anbringen, weiterleiten und verteilen

Ähnlich wie auf Papier, können Sie auf gescannten Dokumenten Markierungen, Notizen und Stempel anbringen, bei Bedarf auch als elektronische Signatur. Die Dokumente selbst bleiben dabei gänzlich unverändert.

In Verbindung mit dem MiniWorkflow löst das Anbringen eines Stempels die anschließende Weiterleitung des Dokuments zum nächsten Bearbeiter aus, z.B. bei einer Rechnungsprüfung durch mehrere Mitarbeiter.

Über die integrierte MAPI-Schnittstelle versenden und empfangen Sie Dokumente per E-Mail – unabhängig davon, ob der Partner mit DocuWare arbeitet oder nicht.


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