Dokumente

■ Dokumente erfassen
– Scannen von Papiervorlagen von A7 bis A0 und größer, S/W oder farbig
– Standard-Dateiformate der Bilddateien: TIFF, JPEG
– Speicherbedarf gescannte A4-Seite: ca. 50 KB (S/W)
– Add-in für MS Office zur direkten Ablage aus Word, Excel, PowerPoint
– Import von Dokumenten aus dem Dateisystem per Drag&Drop oder Menübefehl in DocuWare
– Import beliebiger Dateien mit automatischer oder manueller Zuweisung des Anzeige-
und Bearbeitungsprogramms
– Überwachung von Dateiordnern für automatischen Import dort gespeicherter Dateien
– Automatische Archivierung von E-Mails

■ TIFFMAKER
– Windows-Druckertreiber zur Konvertierung von Dokumenten aus Windows-Anwendungen
in unveränderliche Grafikformat-Dateien
– Kann vorhandenen Druckertreibern zwischengeschaltet werden, dadurch automatische Archivierung auch des normalen Druck oder Faxvorgangs
– Hinterlegung eines gescannten Briefbogens, Rechnungsformulars usw.
– Direktes Ablegen in DocuWare-Archive
– Automatisches Auslesen von Suchbegriffen aus definierten Zonen des Dokuments

■ Dokumente bearbeiten
– Markieren und Kommentieren von Dokumenten mit Overlay-Technik
– Textmarkierungen mit Rechtecken und Kreisen bei freier Farbwahl, transparent oder abdeckend
– Freihandschreiben und Zeichnen für Maus und Tablet-PC-Stift mit einstellbarer Linienfarbe und -breite
– Textmarker-Funktion für Maus und Tablet-PC-Stift auf Knopfdruck
– Notizen an beliebigen Stellen positionierbar, Schriftart, -grad und -farbe wählbar
– Fünf Overlay-Ebenen (einzeln ein-/ausblendbar)
– Overlays wahlweise mit ausdruckbar
– Gescanntes Dokument selbst bleibt „dokumentenecht“, also unverändert
– Anmerkungen können mit dem Dokument verschmolzen werden
– Optional: automatisches Verschmelzen von Overlays mit Dokument beim Export (grafische Formate)
– Anfügen von gesprochenem Text
– Versionsmanagement: Check-out-Button mit Dokumentensperre im Archiv
– Direktes Bearbeiten von Dokumenten im Archiv
– Auslesen von Text in grafischen Dokumenten per OCR, Kopieren in Zwischenablage oder Eintrag in
Ablagemaske
– Auslesen von Barcode: Barcode wird aus Dokument ausgelesen, Kopieren in Zwischenablage oder
Eintrag in Ablagemaske

■ Dokumente stempeln
– Individuelle Gestaltung persönlicher und öffentlicher Stempel in der DocuWare-Administration, z. B. mit eingescannter Unterschrift, auch mit Stempeldatum, -zeit und Benutzer-ID des Anbringers
– Zuweisung der Stempel zu Benutzern und Profilen
– Stempel mit handgeschriebener Signatur bei Tablet-PC; maximale Sicherheit durch Speicherung biometrischer Informationen
– Automatische Änderung von bis zu fünf frei wählbaren Indexeinträgen eines Dokuments durch Anbringen eines Stempels
– Einfügen von Formularfeldern bei der Stempelgestaltung: Beim Anbringen können variable Informationen eingegeben werden
– Elektronische Signatur, auch Qualifizierte Elektronische Signatur für Abzeichnung, Genehmigung oder Freigabe eines Dokuments
– Beschleunigung des Workflows: Optional: automatisches Schließen des Viewers nach Stempelvorgang

■ Elektronische Signatur
– Einfache, Fortgeschrittene und Qualifizierte Elektronische Signatur
– Elektronischer Zeitstempel
– Unterstützung von Massensignaturen: automatisches Setzen von Signatur-Stempeln für alle Dokumente im Briefkorb, z. B. für eingescannte Dokumente, Qualitätssicherung durch Anzeige jedes x-ten Dokuments optional
– Setzen der Signatur durch Setzen des Stempels, zusätzliche Nutzerinteraktionen im DocuWare- Client nicht notwendig
– Einfache Anbindung externer Zeitstempeldienste zur Signaturerstellung
– Freie Definition des Signatur-Inhalts, z. B. aktuelle Seite, aktuelle Seite mit Overlays, Dokument,
Dokument und Overlays usw.
– Signatur-Typen: Festlegung von Verwendungsbedingungen für Stempel, Filter auf Zertifizierungsstellen
– Unterstützung von Standard-Protokollen: PKCS#10 (Zertifikats-Anforderung), PKCS#7/S/MIME, X.509
V3 (Zertifikats-Auslieferung), PKCS#7/S/MIME, X.509 V2 (Sperrlistenverwaltung)
– Signaturprüfung erfolgt innerhalb des Systems

■ Dokumente im Briefkorb organisieren
– Elektronische Briefkörbe zur Aufnahme von Dokumenten nach dem Scannen oder Importieren
– Vorsortieren der Dokumente durch Verschieben und Kopieren per Maus
– Heften zu mehrseitigen Dokumenten/Entheften
– Darstellung der Dokumente als Liste oder Miniatur-Vorschau (Thumbnail)
– Briefkorbfarbe wählbar
– Auto-Rotate: Automatische Ausrichtung quer- oder kopfstehend gescannter Dokumente
– Export von Dokumenten aus dem Briefkorb

■ Dokumente anzeigen
– Anzeige von Dateien mit DocuWare-Viewer oder Originalprogramm bzw. Viewer nach Wahl
– Unterstützung aller gängigen Datei-Formate
– Drei Anzeigefenster gleichzeitig darstellbar
– Druck direkt aus der Anzeige, auch von markierten Ausschnitten
– Kopieren markierter Ausschnitte als Bild oder Text (mit integrierter OCR) und Übergabe an andere Anwendungen über Windows-Zwischenablage
– Konvertieren gescannter Dokumente in andere Bildformate, z. B. BMP
– Blättern zum nächsten oder vorherigen Dokument der Ergebnisliste oder im Briefkorb direkt im Viewer
Zoom: Stufen 10%, 25%, …500% oder benutzerdefiniert

■ Dokumente archivieren
– Vergabe von Indexbegriffen über frei definierbare Ablagemaske
– Über vier Milliarden Dokumente pro Archiv
– Import von Dokumenten mit mehr als drei Zeichen als Dateiendung
– Optional: Archivierung von Dateien, Archivieren von Referenzen statt Kopieren der Dateien
– Verwaltung von Papierdokumenten: Erzeugen von Datenbankeinträgen ohne Dokument
– Schnelle Suchbegriffvergabe durch Vorindexieren der Dokumente im Briefkorb
– Suchbegriffübernahme aus bereits archivierten Dokumenten beim Ablagevorgang (manuelles AUTOINDEX)
– Auswahlliste der bereits vergebenen Begriffe für jedes Feld der Ablagemaske
– Feste Auswahlliste: Vorgabe von Begriffen für definierte Felder zur eindeutigen Klassifizierung
– Externe Auswahlliste: Vorgabe von Klassifizierungsbegriffen aus externen Dateien oder Datenbanken
– Automatisches Ablegen vorindexierter Dokumente im Batch-Betrieb
– Gescannte Dokumente, COLD-Massendaten, PCDateien und E-Mails können in gemeinsamen Archiven verwaltet werden
– Gescannte A4-Seiten pro CD: ca. 12.000 DVD: ca. 88.000

■ Archivierte Dokumente finden
– Suche über die Indexbegriffe mit Platzhaltern
– Baumansicht der Dokumente im Archiv (Hierarchische Suche) in Explorer-Ansicht UND-/ODER-Verknüpfung innerhalb eines Feldes oder zwischen Feldern
– Auswahlliste(n) für jedes Suchfeld
– Suche in einem Archiv oder über mehrere Archive
– Anzeige der gefundenen Dokumente mit den zugehörigen Indexbegriffen in der Ergebnisliste
– Export der gefundenen Dokumente in anderes Archiv, in Briefkorb, Dateiverzeichnis oder E-Mail-Nachricht
– Export der gefundenen Datenbank-Einträge in dBase- oder TXT-Datei
– Drucken, Faxen und Versenden der gefundenen Dokumente
– Sortieren der Ergebnisliste per Mausklick

■ Volltext-Indexierung und –suche
– Automatische Volltext-Indexierung eines Archivs unabhängig von der verwendeten Datenbank
– Auslesen des Textes aus gescannten Dokumenten mit leistungsfähiger OCR und aus gängigen
Formaten mit integriertem Textfilter
– Finden von Dokumenten über einzelne Begriffe aus dem Dokumenttext, Memofeldern, COLD-Dateien
– Suche mit Platzhaltern vor und hinter dem Wort
– Hervorhebung der Suchbegriffe bei Dokumentanzeige im Viewer bei gescannten, COLD- und anderen CI-Dokumenten
– Optional: Trefferanzeige nach Volltextsuche mit der Trefferseite des Dokuments im Viewer

■ E-Mail/Fax
– Senden von beliebigen Dokumenten oder einzelner Seiten per E-Mail direkt in DocuWare aus Briefkorb, Archiv oder Viewer
– Nutzung von MAPI-kompatiblem Mail-System (MS-Mail, Internet usw.)
– Automatisches Archivieren ein- und ausgehender E-Mails aus MS Outlook über integrierte Basisversion von ACTIVE IMPORT
– Übernahme von Mail-Attributen wie Absender, Empfänger, Datum, Betreff als Ordnungskriterien oder Suchbegriffe im Archiv
– Automatische Zuordnung von Ordnungskriterien archivierter E-Mails anhand eines ausgewählten Matchcodes, z. B. der E-Mail-Adresse
– Faxversand direkt aus DocuWare mit üblichen Windows-Faxprogrammen

Ergonomie

– Größe und Positionen des DocuWare-Hauptfensters, der Symbolleisten, des Anzeigefensters (Viewer), der Briefkörbe, der Ergebnisliste sowie, der Such- und Ablagemaske frei wählbar und für verschiedene Bildschirmauflösungen speicherbar Spaltenbreite, Symbolleiste und Schaltflächen der Ergebnisliste individuell einstellbar
– Individuelle Gestaltung von Such- und Ablagemaske und Ergebnisliste für einzelne Benutzer oder Gruppen
– Sehr schnelles Blättern mit Tastatur oder Maus: vier Seiten/Sek. (S/W)
– Maximale Lesbarkeit durch neue Interpolationsverfahren zur Anzeigeoptimierung
– Umfangreiche kontextsensitive Hilfe sowohl im Client als auch in der DocuWare-Administration

System- und Archivverwaltung

– Zugriff auf das DocuWare-System optional über Intra- oder Internet, Kommunikation über standardisierte Protokolle (TCP/IP)
– Benutzerauthorisierung über Login-Namen und Passwort des Benutzers oder Single-Sign-On
– DocuWare-Administration: Übersichtlichkeit durch Verzeichnisbaum, alle administrativen Vorgänge innerhalb eines Programms
– System-, Organisations- und Archivverwaltung über die DocuWare-Administration
– Steuerung der zugänglichen Funktionen für den Benutzer über seine Rechte: Einstelloptionen, für die der Benutzer keine Rechte hat, werden in der DocuWare-Administration nicht angezeigt
– Test aller Verbindungen zu Datenbanken und Ablagepfaden von Dokumenten aus der DocuWare-Administration

■ DocuWare Servermodule
– Authentication Server: Verwaltung von Lizenzen und Benutzern, Freigabe von Benutzerzugriffen auf Funktionen und Dokumente
– Verwaltung aller Einstellungen
– Content Server: Verwaltung der Dokumente, Steuerung der Zugriffe auf Dateien und Indexdaten
– Workflow Server: Verwaltung und Steuerung der Stapelverarbeitungs- und Workflow-Prozesse

■ Systemverwaltung
– Systemverwaltung: Verwaltung des gesamten DocuWare-Systems und seine Einbettung in die IT-Umgebung und zu externen Dienstleistern
– Ablagepfade: zentrale Verwaltung unabhängig vom physikalischen Medium
– Datenbankverbindungen und Freigaben: Verwaltung zentral auf Systemebene, alle durch DocuWare getesteten Datenbanken anbindbar (MS-SQL, Oracle, MySQL)
– Verwaltung der DocuWare-Servermodule Authentication Server, Content Server, Workflow Server
– Performance und Skalierbarkeit: Einsatz mehrerer Content Server auf unterschiedlichen physikalischen Maschinen (Mengengerüst), Einsatz mehrerer Datenbanken: Archive können auf mehrere Datenbanken auf unterschiedlichen physikalischen
Maschinen verteilt werden (Mengengerüst), keine Beschränkung hinsichtlich des Datenbankprogramms (unterschiedliche Datenbanken innerhalb eines Systems sind zulässig)

■ Organisationsverwaltung
– Organisationsverwaltung: Verwaltung der Anwenderorganisation, der Lizenzen, der Funktionalen Rechte, Benutzer, Stempel und externer Auswahllisten
– Externe Auswahllisten: Verwaltung, Anlegen und Editieren innerhalb einer Organisation
– Fixe externe Auswahllisten: einmaliges Einlesen der Daten von externen Systemen (Datenbanken, Textdateien) oder einmaliges Eingeben der Daten
– Dynamische externe Auswahllisten: dynamische Abfragen externer Systeme generieren Auswahllisten (z. B. ERP-Systeme, Datenbanken)
– Zuordnung der Auswahllisten zu Indexfeldern und Masken in der Archivverwaltung
– Verwaltung der Anzeige- und Bearbeitungsprogramme inklusive Festlegung von Parametern zum Öffnen usw.

■ Rechteverwaltung
– Zentrale Verwaltung von Benutzern und Rechten in der DocuWare-Administration
– Funktionale Rechte: Zugriff auf einzelne Menüfunktionen (Scannen, Drucken, …), Stempel, Auswahllisten, Konfigurationen (Templates); Definition der Funktionalen Rechte auf Organisationsebene
– Archivrechte: Zugriffsrechte auf Dokumente in Archiven. Definition der Archivrechte auf Archivebene.
– Profile: Zusammenfassung von Funktionalen Rechten zu Funktionsprofilen und von Archivrechten zu Archivprofilen
– Rollen: Aufgabenspezifische Zusammenfassung von Funktionsprofilen und Archivprofilen. Rollen können einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zugewiesen werden.
– Vordefinierte Rollen: System-Administrator, Organisations-Administrator und Archivbesitzer
– System-Administrator: Verwaltung des DocuWare- Gesamtsystems und seiner Einbettung in die systemtechnische Umgebung, Datenbankanbindung, Ablagepfade für Dokumente
– Organisations-Administrator: Verwaltung organisationstypischer Einstellungen, z. B. Benutzer- und Rechteverwaltung
– Archivbesitzer: Verwaltung der Struktur und derRechte „seines“ Archivs

■ Benutzerverwaltung
– Optionale Zusammenfassung von Benutzern zu Gruppen
– Direkte Zuweisung von einzelnen Rechten, Profilen und Rollen zu einzelnen Benutzern
– Zuweisung von Rollen zu Gruppen
– Komfortable Benutzer- und Gruppenverwaltung: Übernahme und laufende Synchronisation von Benutzern, Gruppen und Rollen in externen Directory-Services mit denen im DocuWare- System, Unterstützung von LDAP und Active Directory Services

■ Verwaltung der Archivstruktur
– Archivverwaltung: Struktur der Archive,Zugriffsrechte auf das Archiv
– Archiv-Identifizierung durch weltweit eindeutige ID
– Archivname bis zu 64 Zeichen lang
– Archive auf Festplatte, CD, DVD, WORM im manuellen oder Jukebox-Betrieb, Content Addressed Storage (CAS) und Storage Area
Network (SAN); Unterstützung von RAID-Systemen
– Hierarchisches Speichermanagement
– Organisation der Ablage in logischen Platten, benutzerdefinierte Kapazitätsbeschränkungen beispielsweise auf CD-/DVD-Größe; bis zu 999.999 logische DocuWare-Platten pro Archiv
– Dokumentenverwaltung über integrierte oder externe Datenbanken
– Datenbanktypen können für jedes Archiv individuell gewählt und innerhalb eines DocuWare- Systems beliebig kombiniert werden.
– Automatische Erzeugung von Protokollfeldern je Archiv: Benutzername und Datum, Zeit der Ablage, der letzten Änderung und des letzten Zugriffs
– Anzahl der Datenbankfelder (Text, Numerisch, Datum) je Archiv: max. 50 Textfelder: maximale Länge 1-255 ohne Stufung
– Maximale Länge von numerischen Feldern abhängig von gewählter Datenbank
– GMT als internes Zeitformat für alle Datums- und Zeitinformationen
– Pro Archiv acht Stichwortfelder mit je bis zu 64 Einträgen (Stichwortlänge maximal 20 Zeichen)
– Zuordnung von Auswahllisten zu Indexfeldern und Masken

■ Verwaltung der Archivrechte
– Generelle Rechte: Ablegen, Anhängen, Suchen, Bearbeiten
– Rechte auf Dokumente: Anzeigen, Bearbeiten, Löschen, Export
– Zugriff auf Indexdaten, Definition je Indexfeld: Lesen, Suchen, Schreiben, Ändern, Feld darf nicht leer sein, Eintrag muss in der Auswahlliste sein, keine neuen Einträge
– Zugriff auf Overlays: Anlegen, Löschen, Ändern von Anmerkungen, Anlegen, Löschen von Stempeln auf Dokumenten
– Zugriff auf Suchmasken, Ablagemasken und Ergebnislisten
– Vergabe von Archivrechten abhängig von Filterkriterien: Definition der Filter mit einer allgemeinen Suchmaske: Ein Benutzer erhält nur Zugriff auf das Dokument, wenn die Feldeinträge des Dokuments dem eingestellten Filter entsprechen (Indexfilter)

■ Stapelverarbeitung für Dokumente
– Automatische Workflows für Synchronisation, Export, Migration von oder zwischen Archiven
– Keine Beschränkung der Anzahl automatischer Workflows
– Verwaltung über die DocuWare-Administration
– Freie Anpassbarkeit der vordefinierten Workflows
– Freie Festlegung von Filterkriterien für Dokumente Optional: fixer Login in Archive für Workflows

■ Synchronisation von Archiven
– Synchronisation von zentralen Masterarchiven und dezentralen Satellitenarchiven
– Satellitenarchive können auf Notebooks oder an entfernten Firmenstandorten eingerichtet werden Mobile Benutzer: Einrichtung eines Satellitenarchivs auf Notebook, wichtige Dokumente sind vor Ort verfügbar, Änderungen vor Ort möglich
– Entfernte Standorte: Satellitenarchiv bedient mehrere Benutzer in der Niederlassung, Synchronisation erfolgt in Zeiten mit wenig Netzlast z. B. nachts
– Unterschiedliche Strukturen in Master- und Satellitenarchiven erlaubt, Mapping der Indexfelder
– Transferoptionen vom Masterarchiv ins Satellitenarchiv: Dokument abgelegt im Master und/oder Dokument gelöscht im Master und/oder Dokument geändert im Master
– Transferoptionen Satellitenarchiv ins Masterarchiv: Dokument im Satelliten abgelegt und/oder Dokument gelöscht im Satelliten und/oder Dokument geändert im Satelliten
– Konfliktauflösung über Optionseinstellungen einstellbar: Masterarchiv überschreibt Satellitenarchiv oder Satellitenarchiv überschreibt Masterarchiv oder letzte Änderung entweder im Satellitenarchiv oder im Masterarchiv oder keine Aktion, aber Protokollierung
– Starten des Synchronisations-Workflows vom Client aus

■ Export
– Export bestehender Archive innerhalb des Systems, Zielarchiv ist ein neues oder ein bestehendes Archiv

■ Migration
– Automatisches Kopieren/Verschieben von Dokumenten, z. B. von Festplatte auf optische Medien innerhalb eines Archivs
– Recording: optional nur Erzeugung eines Abbildes der zu brennenden Daten für späteres Brennen mit beliebigem Programm

■ Logging und Monitoring
– Protokollierung aller Änderungen und Aktivitäten innerhalb des Gesamtsystems
– Festlegung der zu protokollierenden Systemänderungen/- aktivitäten durch System-Administrator
– Festlegung der zu protokollierenden Änderungen/Aktivitäten auf Organisationsebene durch den Organisations-Administrator
– Festlegung der zu protokollierenden Änderungen/Aktivitäten auf Archivebene durch den Archivbesitzer
– Fallweise Definition des Inhalts der Logging- Einträge, Logging kann nicht über Zugriffsrechte des Administrators hinaus definiert werden (System-Administrator kann keine Informationen loggen, auf die er selbst keinen Zugriff hat)
– Optional: Filterung der Logging-Informationen, z. B. Einträge in ein spezielles Datenbankfeld oder Logging der Aktivitäten eines Benutzers
– System-Administrator, Organisations-Administrator, Archivbesitzer legen Logging-Ziel fest: Datenbank, XML-Datei, Textdatei; andere Administratoren können Ziele nutzen
– Alarmierungsfunktion: Zusätzliche Ausgabemöglichkeiten für kritische Fehler, z. B. E-Mail
– Optional: Beschränkung der Größe von Logging- Daten
– Zugriffsschutz der Dateien durch jeweiligen Administrator steuerbar
– Standard-Logging aller Änderungen am System, aller Laufzeitänderungen an Dokumenten sowie aller Workflows

Kompatibilität

– DocuWare 5 kann mit DocuWare 4-Dokumenten arbeiten
– Konvertierung von Archiven im DocuWare 4-Modus in Archive im DocuWare 5-Modus

Urheberschutz

– Kennzeichnen gescannter Dokumente in der Datenbank als „urheberrechtlich geschützt“
– Verhinderung des Simultanzugriffs auf urheberrechtlich geschützte Dokumente
– Beschränkung des Ausdrucks urheberrechtlich geschützter Dokumente auf einzelne Seiten

Sicherheit

– Doppelte Datenhaltung: zusätzliche Speicherung der Datenbankeinträge bei Dokumentdatei(en) als XML-Header-Datei(en)
– Wiederherstellung defekter Datenbanken durch die Informationen der XML-Header-Dateien
– Manipulationsschutz von Dokumenten per verschlüsselter Checksumme
– Optional: verschlüsselte Kommunikation, Kommunikation zwischen Client und Server über Windows-Mechanismen
– Anmeldung kann über DocuWare- oder Windows- Login (Single-Sign-On) erfolgen
– Transaktionen: System sichert jederzeit Integrität der Daten, Dokumentenänderungen und Speicherungen werden transaktional sowohl für die Indexdaten als auch für das Dokument durchgeführt
– Zugriff auf Dokumente erfolgt ausschließlich über Content Server, kein direkter Zugriff durch Benutzer auf Dokumentverzeichnisse
– Zugriff auf Datenbank erfolgt ausschließlich über Content Server, Einrichtung von Datenbank-Clients oder ODBC-Clients auf Client-Seite nicht notwendig