Dokumente
■ Dokumente erfassen
- Scannen von Papiervorlagen von A7 bis A0 und größer, S/W oder farbig
- Standard-Dateiformate der Bilddateien: TIFF, JPEG
- Speicherbedarf gescannte A4-Seite: ca. 50 KB (S/W)
- Add-in für MS Office zur direkten Ablage aus Word, Excel, PowerPoint
- Import von Dokumenten aus dem Dateisystem per Drag&Drop oder Menübefehl in DocuWare
- Import beliebiger Dateien mit automatischer oder manueller Zuweisung des Anzeige-
und Bearbeitungsprogramms
- Überwachung von Dateiordnern für automatischen Import dort gespeicherter Dateien
- Automatische Archivierung von E-Mails
■ TIFFMAKER
- Windows-Druckertreiber zur Konvertierung von Dokumenten aus Windows-Anwendungen
in unveränderliche Grafikformat-Dateien
- Kann vorhandenen Druckertreibern zwischengeschaltet werden, dadurch automatische Archivierung auch des normalen Druck oder Faxvorgangs
- Hinterlegung eines gescannten Briefbogens, Rechnungsformulars usw.
- Direktes Ablegen in DocuWare-Archive
- Automatisches Auslesen von Suchbegriffen aus definierten Zonen des Dokuments
■ Dokumente bearbeiten
- Markieren und Kommentieren von Dokumenten mit Overlay-Technik
- Textmarkierungen mit Rechtecken und Kreisen bei freier Farbwahl, transparent oder abdeckend
- Freihandschreiben und Zeichnen für Maus und Tablet-PC-Stift mit einstellbarer Linienfarbe und -breite
- Textmarker-Funktion für Maus und Tablet-PC-Stift auf Knopfdruck
- Notizen an beliebigen Stellen positionierbar, Schriftart, -grad und -farbe wählbar
- Fünf Overlay-Ebenen (einzeln ein-/ausblendbar)
- Overlays wahlweise mit ausdruckbar
- Gescanntes Dokument selbst bleibt „dokumentenecht“, also unverändert
- Anmerkungen können mit dem Dokument verschmolzen werden
- Optional: automatisches Verschmelzen von Overlays mit Dokument beim Export (grafische Formate)
- Anfügen von gesprochenem Text
- Versionsmanagement: Check-out-Button mit Dokumentensperre im Archiv
- Direktes Bearbeiten von Dokumenten im Archiv
- Auslesen von Text in grafischen Dokumenten per OCR, Kopieren in Zwischenablage oder Eintrag in
Ablagemaske
- Auslesen von Barcode: Barcode wird aus Dokument ausgelesen, Kopieren in Zwischenablage oder
Eintrag in Ablagemaske
■ Dokumente stempeln
- Individuelle Gestaltung persönlicher und öffentlicher Stempel in der DocuWare-Administration, z. B. mit eingescannter Unterschrift, auch mit Stempeldatum, -zeit und Benutzer-ID des Anbringers
- Zuweisung der Stempel zu Benutzern und Profilen
- Stempel mit handgeschriebener Signatur bei Tablet-PC; maximale Sicherheit durch Speicherung biometrischer Informationen
- Automatische Änderung von bis zu fünf frei wählbaren Indexeinträgen eines Dokuments durch Anbringen eines Stempels
- Einfügen von Formularfeldern bei der Stempelgestaltung: Beim Anbringen können variable Informationen eingegeben werden
- Elektronische Signatur, auch Qualifizierte Elektronische Signatur für Abzeichnung, Genehmigung oder Freigabe eines Dokuments
- Beschleunigung des Workflows: Optional: automatisches Schließen des Viewers nach Stempelvorgang
■ Elektronische Signatur
- Einfache, Fortgeschrittene und Qualifizierte Elektronische Signatur
- Elektronischer Zeitstempel
- Unterstützung von Massensignaturen: automatisches Setzen von Signatur-Stempeln für alle Dokumente im Briefkorb, z. B. für eingescannte Dokumente, Qualitätssicherung durch Anzeige jedes x-ten Dokuments optional
- Setzen der Signatur durch Setzen des Stempels, zusätzliche Nutzerinteraktionen im DocuWare- Client nicht notwendig
- Einfache Anbindung externer Zeitstempeldienste zur Signaturerstellung
- Freie Definition des Signatur-Inhalts, z. B. aktuelle Seite, aktuelle Seite mit Overlays, Dokument,
Dokument und Overlays usw.
- Signatur-Typen: Festlegung von Verwendungsbedingungen für Stempel, Filter auf Zertifizierungsstellen
- Unterstützung von Standard-Protokollen: PKCS#10 (Zertifikats-Anforderung), PKCS#7/S/MIME, X.509
V3 (Zertifikats-Auslieferung), PKCS#7/S/MIME, X.509 V2 (Sperrlistenverwaltung)
- Signaturprüfung erfolgt innerhalb des Systems
■ Dokumente im Briefkorb organisieren
- Elektronische Briefkörbe zur Aufnahme von Dokumenten nach dem Scannen oder Importieren
- Vorsortieren der Dokumente durch Verschieben und Kopieren per Maus
- Heften zu mehrseitigen Dokumenten/Entheften
- Darstellung der Dokumente als Liste oder Miniatur-Vorschau (Thumbnail)
- Briefkorbfarbe wählbar
- Auto-Rotate: Automatische Ausrichtung quer- oder kopfstehend gescannter Dokumente
- Export von Dokumenten aus dem Briefkorb
■ Dokumente anzeigen
- Anzeige von Dateien mit DocuWare-Viewer oder Originalprogramm bzw. Viewer nach Wahl
- Unterstützung aller gängigen Datei-Formate
- Drei Anzeigefenster gleichzeitig darstellbar
- Druck direkt aus der Anzeige, auch von markierten Ausschnitten
- Kopieren markierter Ausschnitte als Bild oder Text (mit integrierter OCR) und Übergabe an andere Anwendungen über Windows-Zwischenablage
- Konvertieren gescannter Dokumente in andere Bildformate, z. B. BMP
- Blättern zum nächsten oder vorherigen Dokument der Ergebnisliste oder im Briefkorb direkt im Viewer
Zoom: Stufen 10%, 25%, ...500% oder benutzerdefiniert
■ Dokumente archivieren
- Vergabe von Indexbegriffen über frei definierbare Ablagemaske
- Über vier Milliarden Dokumente pro Archiv
- Import von Dokumenten mit mehr als drei Zeichen als Dateiendung
- Optional: Archivierung von Dateien, Archivieren von Referenzen statt Kopieren der Dateien
- Verwaltung von Papierdokumenten: Erzeugen von Datenbankeinträgen ohne Dokument
- Schnelle Suchbegriffvergabe durch Vorindexieren der Dokumente im Briefkorb
- Suchbegriffübernahme aus bereits archivierten Dokumenten beim Ablagevorgang (manuelles AUTOINDEX)
- Auswahlliste der bereits vergebenen Begriffe für jedes Feld der Ablagemaske
- Feste Auswahlliste: Vorgabe von Begriffen für definierte Felder zur eindeutigen Klassifizierung
- Externe Auswahlliste: Vorgabe von Klassifizierungsbegriffen aus externen Dateien oder Datenbanken
- Automatisches Ablegen vorindexierter Dokumente im Batch-Betrieb
- Gescannte Dokumente, COLD-Massendaten, PCDateien und E-Mails können in gemeinsamen Archiven verwaltet werden
- Gescannte A4-Seiten pro CD: ca. 12.000 DVD: ca. 88.000
■ Archivierte Dokumente finden
- Suche über die Indexbegriffe mit Platzhaltern
- Baumansicht der Dokumente im Archiv (Hierarchische Suche) in Explorer-Ansicht UND-/ODER-Verknüpfung innerhalb eines Feldes oder zwischen Feldern
- Auswahlliste(n) für jedes Suchfeld
- Suche in einem Archiv oder über mehrere Archive
- Anzeige der gefundenen Dokumente mit den zugehörigen Indexbegriffen in der Ergebnisliste
- Export der gefundenen Dokumente in anderes Archiv, in Briefkorb, Dateiverzeichnis oder E-Mail-Nachricht
- Export der gefundenen Datenbank-Einträge in dBase- oder TXT-Datei
- Drucken, Faxen und Versenden der gefundenen Dokumente
- Sortieren der Ergebnisliste per Mausklick
■ Volltext-Indexierung und –suche
- Automatische Volltext-Indexierung eines Archivs unabhängig von der verwendeten Datenbank
- Auslesen des Textes aus gescannten Dokumenten mit leistungsfähiger OCR und aus gängigen
Formaten mit integriertem Textfilter
- Finden von Dokumenten über einzelne Begriffe aus dem Dokumenttext, Memofeldern, COLD-Dateien
- Suche mit Platzhaltern vor und hinter dem Wort
- Hervorhebung der Suchbegriffe bei Dokumentanzeige im Viewer bei gescannten, COLD- und anderen CI-Dokumenten
- Optional: Trefferanzeige nach Volltextsuche mit der Trefferseite des Dokuments im Viewer
■ E-Mail/Fax
- Senden von beliebigen Dokumenten oder einzelner Seiten per E-Mail direkt in DocuWare aus Briefkorb, Archiv oder Viewer
- Nutzung von MAPI-kompatiblem Mail-System (MS-Mail, Internet usw.)
- Automatisches Archivieren ein- und ausgehender E-Mails aus MS Outlook über integrierte Basisversion von ACTIVE IMPORT
- Übernahme von Mail-Attributen wie Absender, Empfänger, Datum, Betreff als Ordnungskriterien oder Suchbegriffe im Archiv
- Automatische Zuordnung von Ordnungskriterien archivierter E-Mails anhand eines ausgewählten Matchcodes, z. B. der E-Mail-Adresse
- Faxversand direkt aus DocuWare mit üblichen Windows-Faxprogrammen
Ergonomie
- Größe und Positionen des DocuWare-Hauptfensters, der Symbolleisten, des Anzeigefensters (Viewer), der Briefkörbe, der Ergebnisliste sowie, der Such- und Ablagemaske frei wählbar und für verschiedene Bildschirmauflösungen speicherbar Spaltenbreite, Symbolleiste und Schaltflächen der Ergebnisliste individuell einstellbar
- Individuelle Gestaltung von Such- und Ablagemaske und Ergebnisliste für einzelne Benutzer oder Gruppen
- Sehr schnelles Blättern mit Tastatur oder Maus: vier Seiten/Sek. (S/W)
- Maximale Lesbarkeit durch neue Interpolationsverfahren zur Anzeigeoptimierung
- Umfangreiche kontextsensitive Hilfe sowohl im Client als auch in der DocuWare-Administration
System- und Archivverwaltung
- Zugriff auf das DocuWare-System optional über Intra- oder Internet, Kommunikation über standardisierte Protokolle (TCP/IP)
- Benutzerauthorisierung über Login-Namen und Passwort des Benutzers oder Single-Sign-On
- DocuWare-Administration: Übersichtlichkeit durch Verzeichnisbaum, alle administrativen Vorgänge innerhalb eines Programms
- System-, Organisations- und Archivverwaltung über die DocuWare-Administration
- Steuerung der zugänglichen Funktionen für den Benutzer über seine Rechte: Einstelloptionen, für die der Benutzer keine Rechte hat, werden in der DocuWare-Administration nicht angezeigt
- Test aller Verbindungen zu Datenbanken und Ablagepfaden von Dokumenten aus der DocuWare-Administration
■ DocuWare Servermodule
- Authentication Server: Verwaltung von Lizenzen und Benutzern, Freigabe von Benutzerzugriffen auf Funktionen und Dokumente
- Verwaltung aller Einstellungen
- Content Server: Verwaltung der Dokumente, Steuerung der Zugriffe auf Dateien und Indexdaten
- Workflow Server: Verwaltung und Steuerung der Stapelverarbeitungs- und Workflow-Prozesse
■ Systemverwaltung
- Systemverwaltung: Verwaltung des gesamten DocuWare-Systems und seine Einbettung in die IT-Umgebung und zu externen Dienstleistern
- Ablagepfade: zentrale Verwaltung unabhängig vom physikalischen Medium
- Datenbankverbindungen und Freigaben: Verwaltung zentral auf Systemebene, alle durch DocuWare getesteten Datenbanken anbindbar (MS-SQL, Oracle, MySQL)
- Verwaltung der DocuWare-Servermodule Authentication Server, Content Server, Workflow Server
- Performance und Skalierbarkeit: Einsatz mehrerer Content Server auf unterschiedlichen physikalischen Maschinen (Mengengerüst), Einsatz mehrerer Datenbanken: Archive können auf mehrere Datenbanken auf unterschiedlichen physikalischen
Maschinen verteilt werden (Mengengerüst), keine Beschränkung hinsichtlich des Datenbankprogramms (unterschiedliche Datenbanken innerhalb eines Systems sind zulässig)
■ Organisationsverwaltung
- Organisationsverwaltung: Verwaltung der Anwenderorganisation, der Lizenzen, der Funktionalen Rechte, Benutzer, Stempel und externer Auswahllisten
- Externe Auswahllisten: Verwaltung, Anlegen und Editieren innerhalb einer Organisation
- Fixe externe Auswahllisten: einmaliges Einlesen der Daten von externen Systemen (Datenbanken, Textdateien) oder einmaliges Eingeben der Daten
- Dynamische externe Auswahllisten: dynamische Abfragen externer Systeme generieren Auswahllisten (z. B. ERP-Systeme, Datenbanken)
- Zuordnung der Auswahllisten zu Indexfeldern und Masken in der Archivverwaltung
- Verwaltung der Anzeige- und Bearbeitungsprogramme inklusive Festlegung von Parametern zum Öffnen usw.
■ Rechteverwaltung
- Zentrale Verwaltung von Benutzern und Rechten in der DocuWare-Administration
- Funktionale Rechte: Zugriff auf einzelne Menüfunktionen (Scannen, Drucken, ...), Stempel, Auswahllisten, Konfigurationen (Templates); Definition der Funktionalen Rechte auf Organisationsebene
- Archivrechte: Zugriffsrechte auf Dokumente in Archiven. Definition der Archivrechte auf Archivebene.
- Profile: Zusammenfassung von Funktionalen Rechten zu Funktionsprofilen und von Archivrechten zu Archivprofilen
- Rollen: Aufgabenspezifische Zusammenfassung von Funktionsprofilen und Archivprofilen. Rollen können einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zugewiesen werden.
- Vordefinierte Rollen: System-Administrator, Organisations-Administrator und Archivbesitzer
- System-Administrator: Verwaltung des DocuWare- Gesamtsystems und seiner Einbettung in die systemtechnische Umgebung, Datenbankanbindung, Ablagepfade für Dokumente
- Organisations-Administrator: Verwaltung organisationstypischer Einstellungen, z. B. Benutzer- und Rechteverwaltung
- Archivbesitzer: Verwaltung der Struktur und derRechte „seines“ Archivs
■ Benutzerverwaltung
- Optionale Zusammenfassung von Benutzern zu Gruppen
- Direkte Zuweisung von einzelnen Rechten, Profilen und Rollen zu einzelnen Benutzern
- Zuweisung von Rollen zu Gruppen
- Komfortable Benutzer- und Gruppenverwaltung: Übernahme und laufende Synchronisation von Benutzern, Gruppen und Rollen in externen Directory-Services mit denen im DocuWare- System, Unterstützung von LDAP und Active Directory Services
■ Verwaltung der Archivstruktur
- Archivverwaltung: Struktur der Archive,Zugriffsrechte auf das Archiv
- Archiv-Identifizierung durch weltweit eindeutige ID
- Archivname bis zu 64 Zeichen lang
- Archive auf Festplatte, CD, DVD, WORM im manuellen oder Jukebox-Betrieb, Content Addressed Storage (CAS) und Storage Area
Network (SAN); Unterstützung von RAID-Systemen
- Hierarchisches Speichermanagement
- Organisation der Ablage in logischen Platten, benutzerdefinierte Kapazitätsbeschränkungen beispielsweise auf CD-/DVD-Größe; bis zu 999.999 logische DocuWare-Platten pro Archiv
- Dokumentenverwaltung über integrierte oder externe Datenbanken
- Datenbanktypen können für jedes Archiv individuell gewählt und innerhalb eines DocuWare- Systems beliebig kombiniert werden.
- Automatische Erzeugung von Protokollfeldern je Archiv: Benutzername und Datum, Zeit der Ablage, der letzten Änderung und des letzten Zugriffs
- Anzahl der Datenbankfelder (Text, Numerisch, Datum) je Archiv: max. 50 Textfelder: maximale Länge 1-255 ohne Stufung
- Maximale Länge von numerischen Feldern abhängig von gewählter Datenbank
- GMT als internes Zeitformat für alle Datums- und Zeitinformationen
- Pro Archiv acht Stichwortfelder mit je bis zu 64 Einträgen (Stichwortlänge maximal 20 Zeichen)
- Zuordnung von Auswahllisten zu Indexfeldern und Masken
■ Verwaltung der Archivrechte
- Generelle Rechte: Ablegen, Anhängen, Suchen, Bearbeiten
- Rechte auf Dokumente: Anzeigen, Bearbeiten, Löschen, Export
- Zugriff auf Indexdaten, Definition je Indexfeld: Lesen, Suchen, Schreiben, Ändern, Feld darf nicht leer sein, Eintrag muss in der Auswahlliste sein, keine neuen Einträge
- Zugriff auf Overlays: Anlegen, Löschen, Ändern von Anmerkungen, Anlegen, Löschen von Stempeln auf Dokumenten
- Zugriff auf Suchmasken, Ablagemasken und Ergebnislisten
- Vergabe von Archivrechten abhängig von Filterkriterien: Definition der Filter mit einer allgemeinen Suchmaske: Ein Benutzer erhält nur Zugriff auf das Dokument, wenn die Feldeinträge des Dokuments dem eingestellten Filter entsprechen (Indexfilter)
■ Stapelverarbeitung für Dokumente
- Automatische Workflows für Synchronisation, Export, Migration von oder zwischen Archiven
- Keine Beschränkung der Anzahl automatischer Workflows
- Verwaltung über die DocuWare-Administration
- Freie Anpassbarkeit der vordefinierten Workflows
- Freie Festlegung von Filterkriterien für Dokumente Optional: fixer Login in Archive für Workflows
■ Synchronisation von Archiven
- Synchronisation von zentralen Masterarchiven und dezentralen Satellitenarchiven
- Satellitenarchive können auf Notebooks oder an entfernten Firmenstandorten eingerichtet werden Mobile Benutzer: Einrichtung eines Satellitenarchivs auf Notebook, wichtige Dokumente sind vor Ort verfügbar, Änderungen vor Ort möglich
- Entfernte Standorte: Satellitenarchiv bedient mehrere Benutzer in der Niederlassung, Synchronisation erfolgt in Zeiten mit wenig Netzlast z. B. nachts
- Unterschiedliche Strukturen in Master- und Satellitenarchiven erlaubt, Mapping der Indexfelder
- Transferoptionen vom Masterarchiv ins Satellitenarchiv: Dokument abgelegt im Master und/oder Dokument gelöscht im Master und/oder Dokument geändert im Master
- Transferoptionen Satellitenarchiv ins Masterarchiv: Dokument im Satelliten abgelegt und/oder Dokument gelöscht im Satelliten und/oder Dokument geändert im Satelliten
- Konfliktauflösung über Optionseinstellungen einstellbar: Masterarchiv überschreibt Satellitenarchiv oder Satellitenarchiv überschreibt Masterarchiv oder letzte Änderung entweder im Satellitenarchiv oder im Masterarchiv oder keine Aktion, aber Protokollierung
- Starten des Synchronisations-Workflows vom Client aus
■ Export
- Export bestehender Archive innerhalb des Systems, Zielarchiv ist ein neues oder ein bestehendes Archiv
■ Migration
- Automatisches Kopieren/Verschieben von Dokumenten, z. B. von Festplatte auf optische Medien innerhalb eines Archivs
- Recording: optional nur Erzeugung eines Abbildes der zu brennenden Daten für späteres Brennen mit beliebigem Programm
■ Logging und Monitoring
- Protokollierung aller Änderungen und Aktivitäten innerhalb des Gesamtsystems
- Festlegung der zu protokollierenden Systemänderungen/- aktivitäten durch System-Administrator
- Festlegung der zu protokollierenden Änderungen/Aktivitäten auf Organisationsebene durch den Organisations-Administrator
- Festlegung der zu protokollierenden Änderungen/Aktivitäten auf Archivebene durch den Archivbesitzer
- Fallweise Definition des Inhalts der Logging- Einträge, Logging kann nicht über Zugriffsrechte des Administrators hinaus definiert werden (System-Administrator kann keine Informationen loggen, auf die er selbst keinen Zugriff hat)
- Optional: Filterung der Logging-Informationen, z. B. Einträge in ein spezielles Datenbankfeld oder Logging der Aktivitäten eines Benutzers
- System-Administrator, Organisations-Administrator, Archivbesitzer legen Logging-Ziel fest: Datenbank, XML-Datei, Textdatei; andere Administratoren können Ziele nutzen
- Alarmierungsfunktion: Zusätzliche Ausgabemöglichkeiten für kritische Fehler, z. B. E-Mail
- Optional: Beschränkung der Größe von Logging- Daten
- Zugriffsschutz der Dateien durch jeweiligen Administrator steuerbar
- Standard-Logging aller Änderungen am System, aller Laufzeitänderungen an Dokumenten sowie aller Workflows
Kompatibilität
- DocuWare 5 kann mit DocuWare 4-Dokumenten arbeiten
- Konvertierung von Archiven im DocuWare 4-Modus in Archive im DocuWare 5-Modus
Urheberschutz
- Kennzeichnen gescannter Dokumente in der Datenbank als „urheberrechtlich geschützt“
- Verhinderung des Simultanzugriffs auf urheberrechtlich geschützte Dokumente
- Beschränkung des Ausdrucks urheberrechtlich geschützter Dokumente auf einzelne Seiten
Sicherheit
- Doppelte Datenhaltung: zusätzliche Speicherung der Datenbankeinträge bei Dokumentdatei(en) als XML-Header-Datei(en)
- Wiederherstellung defekter Datenbanken durch die Informationen der XML-Header-Dateien
- Manipulationsschutz von Dokumenten per verschlüsselter Checksumme
- Optional: verschlüsselte Kommunikation, Kommunikation zwischen Client und Server über Windows-Mechanismen
- Anmeldung kann über DocuWare- oder Windows- Login (Single-Sign-On) erfolgen
- Transaktionen: System sichert jederzeit Integrität der Daten, Dokumentenänderungen und Speicherungen werden transaktional sowohl für die Indexdaten als auch für das Dokument durchgeführt
- Zugriff auf Dokumente erfolgt ausschließlich über Content Server, kein direkter Zugriff durch Benutzer auf Dokumentverzeichnisse
- Zugriff auf Datenbank erfolgt ausschließlich über Content Server, Einrichtung von Datenbank-Clients oder ODBC-Clients auf Client-Seite nicht notwendig