Dokumente finden

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Nur wenn die gesuchten Informationen im Dokumentenmanagement-System schnell gefunden werden, ist dessen Akzeptanz durch die Mitarbeiter gesichert. DocuWare macht es dem Anwender einfach und bequem: Suchbegriffe werden als Ganzes, als Teile und in Kombination eingegeben oder in Auswahllisten selektiert. Kategorieund Volltextsuche können kombiniert werden. In jedem Fall steht das Ergebnis in Sekundenbruchteilen als beliebig sortierbare Liste zur Verfügung. Auch die Darstellung eines Archivs in hierarchischer Baumstruktur wird unterstützt.

Suche im Volltext

Der leistungsfähige DocuWare-Volltextindex kann mit allen unterstützten Datenbanksystemen kombiniert werden. Er nimmt auch Begriffe aus allen gescannten Dokumenten auf. Die Suche im Volltext ist mit Trunkierung vor und nach Begriffen, z.B. nach „*ablage“ möglich. Fundstellen werden im DocuWare-Viewer farblich markiert.

Aufgabenspezifische Such- und Ablageprofile

Der Administrator kann zentral für ein und dasselbe Archiv unterschiedliche Such- und Ablagemasken sowie Ergebnislisten definieren. Bei der Maskendefinition wird bestimmt, welche Felder für die Eingabe zur Verfügung stehen und welche gegebenenfalls fest vorbelegt werden. Die unterschiedlichen Masken können dann einzelnen Benutzern oder Rollen zugewiesen werden. Der Benutzer arbeitet entweder mit einer Maske, die er für seine spezifische Arbeit mit DocuWare braucht. Oder es werden ihm direkt im Hauptfenster mehrere Masken für das jeweilige Archiv zur Auswahl geboten. Wiederholte Zugriffe oder die Ablage bestimmter Dokumentarten wie Verträge oder Protokolle, werden dadurch vereinfacht.

Integration in andere Programme

Auch direkt aus anderen Anwendungen heraus sind der Zugriff und die Anzeige von Dokumenten möglich. DocuWare bietet hierfür ein über Menüs konfigurierbares LINK-Modul, ein TOOLKIT mit C-DLLs und COM-Objekten, Browser- Integration und eine SAP-Schnittstelle. Weitere spezifische Schnittstellen zu ERP- und anderen Lösungen werden von Partnerunternehmen angeboten.