Leistungsfähigkeit und Akzeptanz eines Dokumenten-Managements hängen wesentlich davon ab, wie schnell und einfach Dokumente unterschiedlichster Art und Herkunft in das System eingebracht werden können. Das Grundprinzip von DocuWare orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung: Dokumente gelangen zunächst in elektronische Briefkörbe, in denen sie zusammengeheftet und sortiert werden.

Von dort werden sie in Archiven abgelegt. Die Archive sind der Dokumenten- Pool, in dem sämtliche Informationen für den laufenden Zugriff und für die Steuerung des Workflows über das Netzwerk zur Verfügung stehen. DocuWare verfügt über leistungsfähige Erfassungsfunktionen, die mit vielfältigen Möglichkeiten zur Automation genutzt werden können. So ist die geordnete Ablage jeglicher Dokumenttypen sichergestellt.

Briefe, kaufmännische Belege, Protokolle, Zeichnungen, Notizen und andere Papierunterlagen werden über leistungsfähige Scanner erfasst. Die Ansteuerung von einfachen Arbeitsplatzgeräten bis hin zu Hochleistungsscannern ist in DocuWare mit zahlreichen Komfortfunktionen integriert. Ebenso werden Netzwerkscanner und digitale Kopiergeräte direkt und ohne Zusatzsoftware in das DocuWare-System eingebunden. Nach dem Scannen liegen die Dokumente in den DocuWare-Briefkörben zur weiteren Bearbeitung oder für die Ablage in den Archiven bereit.

Optional können beim Scannen über OCR oder Barcode-Erkennung Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und für die automatische Kategorisierung, Indexvergabe und Ablage im Archiv verwendet werden. Zusätzlich unterstützt DocuWare alle gängigen Erfassungsund Auswertungsprogramme über universelle Schnittstellen.

Für die Erfassung von Dateien stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Durch Ziehen mit der Maus oder über das Import-Menü gelangen sie in die DocuWare-Briefkörbe. DocuWare kann beliebige Ordner im Dateisystem überwachen und importiert von dort neu gespeicherte Dateien in Briefkörbe oder direkt in Archive. Alle Dateiinformationen können zur Kategorisierung und Inde x ierung verwendet werden. Die Dateien werden so automatisch oder um manuelle Eingaben ergänzt abgelegt. Für die Microsoft Office-Programme bietet DocuWare ein eigenes Add-In, mit dem das gerade bearbeitete Dokument direkt aus Word, Excel oder PowerPoint an DocuWare-Briefkörbe oder -Archive übergeben wird. Für weitere Anwendungsprogramme bieten Drittanbieter ähnliche Funktionen. Über DocuWare TOOLKIT können individuelle Ablagefunktionen einfach integriert werden.

Alle Dateien werden unverändert im Originalformat übernommen. Für jeden Dateityp kann in DocuWare eingestellt werden, welches Programm zur Anzeige und welches zur Bearbeitung der Dateien verwendet werden soll. Als Grundeinstellung nutzt DocuWare seinen eigenen Viewer zur Anzeige und für die Be arbei tung die Einstellungen des Betriebssystems.

Alternativ bietet die Funktion TIFFMAKER die Ablage von Dokumenten über das Drucken. Aus dem Druckdatenstrom wird ein originalgetreues und unveränderliches TIFF- oder PNG-Abbild erzeugt und im DocuWare-Archiv abgelegt. Bei gleichartigen Dokumenten, etwa Angeboten oder Protokollen, werden Kategorisierung und Indexierung direkt aus dem Dokument gelesen und die Dokumente damit vollautomatisch abgelegt.

Über universelle Funktionen und Schnittstellen kann DocuWare in jede kaufmännische Lösung integriert werden. Selbsterstellte Belege wie Ausgangsrechnungen, Journale, Berichte und andere Listen archiviert DocuWare vollautomatisch. Dabei übernimmt es entweder mit der Funktion TIFFMAKER den Druckdatenstrom des Windows- Betriebssystems oder es importiert mit dem optionalen COLD-Modul Drucker- Spooldateien anderer Herkunft. Die Druck daten werden in Einzeldokumente zerlegt, Kategorisierung und Indexierung ausgelesen und im Archiv abgelegt. Optional hinterlegt DocuWare Formulare oder Briefbögen.

Reorganisationsdaten oder Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben für den künftigen Datenzugriff archiviert werden müssen, übernimmt DocuWare automatisch. Werden die Daten später vom Ursprungssystem oder von Auswertungsprogrammen wieder benötigt, exportiert sie DocuWare mit den Original-Dateinamen in ihrer Ursprungsform. Für die nahtlose Einbindung der SAP-R/3-Produktfamilie und den Zugriff auf R/3- Belege auch unabhängig von SAP-Systemen bietet DocuWare eigene Module. Ebenso stellt es zertifizierte Schnittstellen zu Navision, SageKHK und vielen weiteren ERP-Systemen bereit.

Die wachsende Flut von E-Mails muss archiviert werden. Dies geschieht wahlweise in einem separaten E-Mail-Repository oder gemeinsam mit anderen thematisch zusammengehörigen Dokumenten und nach den gleichen Kriterien geordnet. DocuWare importiert hierzu die Mails aus Outlook/Exchange oder optional aus Notes/Domino. Absender, Empfänger, Datum, Betreff und weitere Mail- Informationen werden zur automatischen Kategorisierung und Indexierung verwendet. Personen- und Unternehmensnamen werden aus Adressbüchern oder anderen Datenbeständen ergänzt. Die Archivierung kann sowohl vollautomatisch als auch mit Bestätigung oder Korrektur durch den Benutzer erfolgen.