InnoIndexer – Nachindizierung per Datenbankabgleich für DocuWare 5 / DocuMatic

Unvollständige Verschlagwortung im Archiv einfach per SQL-Zugriffe auf Fremddatenbanken auffüllen

Ergänzen Sie die Verschlagwortung bereits archivierter Dokumente!

Mit dem InnoIndexer wird eine unvollständige Verschlagwortung bereits in DocuWare archivierter Dokumente automatisch ergänzt bzw. vervollständigt. Die zusätzliche Indizierung kann entweder aus einer SQL-Datenbank oder aus einem DocuWare-SQL-Archiv ausgelesen werden.

Die Zuordung der zu ergänzenden Begriffe kann z.B. anhand einer Kunden- Nummer vorgenommen werden. Sind in einer SQL-Datenbank zusätzliche Informationen zum Kunden gespeichert, sucht sich der InnoIndexer diese per SQL-Zugriff über die Kunden-Nummer und ergänzt die Indizierung des Dokuments im DocuWare-Archiv um die fehlenden Werte. Anschließend kann das Dokument anhand dieser Indizierung (Suchbegriffe) im Archiv recherchiert werden.

Für DocuWare-Insider:

Wie beim vergleichbaren Tool von DocuWare durchsucht der InnoIndexer die externe Datenbank nach Datensätzen und geht dann mit diesen das Zielarchiv durch. Da diese Datensätze per SQL-Statement ermittelt und somit die zu bearbeitenden Datensätze auf das notwendige Minimum reduziert werden können, wird mit InnoIndexer die benötigte Zeit für die Nachverschlagwortung stark reduziert. Ergänzend können im Zielarchiv die zu berücksichtigenden Dokumente eingegrenzt werden. So kann man z.B. festlegen, dass nur die Belegart = Rechnung ergänzt werden soll. Zusätzlich können feste Werte mit eingetragen werden.


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InnoIndexer – Nachindizierung per Datenbankabgleich für DocuWare 5 / DocuMatic

Unterstützt direkte SQL-Zugriffe, aber auch auf CSV-Dateien.

InnoIndexer ist Teil von DocuMatic, ergänzt aber auch optimal DocuWare 5, das nachfolgend nochmals beschrieben ist.

DOCUWARE 5

Wissen speichern und bereitstellen,
Prozesse optimieren, Vorsprung nutzen!

Das neue Dokumentenmanagement-System DocuWare 5 ist die moderne Basis-Software für integriertes Dokumenten Management und revisionssichere elektronische Archivierung. Dokumente als Papier oder in beliebigen elektronischen Formaten wie Office-, CAD-, E-Mail-, Spool- und andere Dateien werden automatisch verarbeitet. Sie werden von DocuWare 5 erfasst, klassifiziert, mit einem Volltextindex versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt.
Zusätzliche Records Management-Funktionen gewährleisten einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff. Erweitert um Workflow-Funktionalitäten, Web Content Management und die universellen Integrations-Funktionen stellt DocuWare 5 alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit.
DocuWare 5 bietet Komfort und Sicherheit. Anspruchsvolle Anwender wissen nicht nur den vollständigen Funktionsumfang zu schätzen, auch die einfache Bedienung und Administration sowie die hohe Integrationsfähigkeit und optimale Sicherheit zeichnen das neue DocuWare 5 aus.

Highlights:

Nur ein Dokumenten-Pool für alle Dokumente und Dateien
Informationen an jedem Ort verfügbar
einfache Suche, blitzschnelles Finden (auch mittels Volltext-Suche)
Integriert jeden Workflow
Optimale Sicherheit

Wichtigste Kundenvorteile:

Für alle Dokumentarten: Briefe, Faxe, Belege, E-Mails,
Zeichnungen, …
Einfachste Installation, Administration und Bedienung
Integrierte Volltext-Suche oder auch hierarchische Suche
Automatische Archivierung mit TIFFMAKER, universell für jede Windows-Anwendung
Revisionssichere Dokumentenechtheit (mit Zertifikat)
Sekundenschneller Zugriff auf alle Dokumente, egal wann sie abgelegt wurden
Integrierte Client-Server Datenbank auf Basis SQL-Server

Zusatzmodule

User Lizenzen

Konkurrierend, Voll- oder Read-Only, Paketegrößen: 5, 10, 20, 50, unlimitiert, Betriebsstättenlizenz, Firmenlizenz.

Recognition

Automatische Indexvergabe mittels Auslesen von gescannten oder gedruckten Dokumenten mit Barcode- und OCR-Erkennung.

Active Import

Ablage von E-Mails und Dateien, automatisch, schnell und einfach.

Autoindex

Automatische Indexierung von archivierten Dokumenten mittels Datenbankabgleich mit externen Daten.

Cold/Read

Archivierung von Spool-Daten aus der mittleren Datentechnik (z. B. AS/400, Unix, Linux usw.)

Content Folder

Workflow-Komponente für automatischen und verbes-serten Dokumentenfluss durch das Unternehmen.

Interner Server

Weltweiter Archiv-Zugriff mit komfortabler Recherche-möglichkeit über Intranet und Internet.

Document Server

Maximale Zugriffsicherheit für Ihre archivieren Dokument-Dateien.

Innolink

Universelle Anbindung von beliebigen Fremdanwendungen für Ablage und Suche direkt aus der Anwendung.

CD Request

Auslagerung von DocuWare-Archiven auf selbständig lauffähige und recherchierbare CD/DVD.

Connect to

R/3 / Notes/ SharePoint

CONNECT to … SAP R/3, Lotus Notes,Microsoft SharePoint.

Einzelne Module zur Anbindung an die jeweiligen Anwendungen.

Toolkit

Software-Developer-Kit für DocuWare.


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