Euromaster GmbH, Kaiserslautern
 

ist als Spezialist für Reifen, Räder und Autoservice bekannt. Mit über
300 Service-Centern ist Euromaster auf dem deutschen Markt
flächendeckend vertreten.

Bei Investitionsanträgen ist vor allem in großen Unternehmen mit
mehreren Standorten oder vielen Filialen ein aufwändiger
Genehmigungsprozess nötig. Die Anträge werden oft in Papierform in die
Zentrale geschickt und dort den verantwortlichen Personen zugestellt.
Mit JobRouter kann dieser Vorgang erheblich vereinfacht werden.

Vorgehensweise

Das Investitionsformular wird online im JobRouter
ausgefüllt. Dabei kann auf vorhandene Datenbestände
zugegriffen und z.B. die Investitionsgüter und deren Preise
zur Auswahl angezeigt werden. Danach wird eine fachliche Prüfung der
Investition durch eine Fachabteilung (Einkauf oder EDV) vorgenommen, um
sicherzustellen, dass das beantragte Investitionsgut den strategischen
Vorgaben entspricht. Anschließend erhält die Fachabteilung automatisch
den Auftrag zur Bestellung und vergibt bereits Inventarnummern.

Der Antragsteller bestätigt durch Eintragen des Lieferdatums in das
Formular die Lieferung, so dass die Buchhaltung bei Rechnungseingang
das Investitionsgut aktivieren und die Rechnung anweisen kann. Bei
jedem Schritt werden die Daten der Investitionsplanung automatisch
aktualisiert.

Vorteile, aus
3 Perspektiven gesehen:

Nutzerperspektive
Mitarbeiter:

Durch die eindeutige Gestaltung des Online-Formulars ist für jeden
Nutzer erkennbar, welche Eingaben möglich bzw. notwendig sind. Der
Antragsteller wird davon entlastet, sich um Details zu kümmern, die in
der fachlichen Prüfung von Experten ergänzt werden. Trotzdem
werden später weder Unklarheiten über die Spezifikationen noch über den
Preis entstehen. Über den JobRouter kann jederzeit nachverfolgt werden,
wer den Investitionsantrag gerade bearbeitet.

Nutzerperspektive
Führungskraft:

Zu jeder Zeit ist der Status der Investitionen erkennbar: beantragte,
genehmigte, bestellte, gelieferte und aktivierte Positionen sind in der
Datenbank vorhanden. Durch gezieltes Heraufsetzen der
Investitionsgrenzen für einzelne Hierarchieebenen kann am Jahresende
sichergestellt werden, dass das Investitionsbudget nicht überschritten
wird.

Nutzerperspektive
Prozessverantwortlicher:

Die hohe Prozesssicherheit sorgt dafür, dass alle Investitionen den
dafür vorgesehenen Weg gehen. Durch die fachliche Prüfung wird
sichergestellt, dass das Einkaufsverhalten einheitlich ist und damit
verbundene Einkaufsvorteile genutzt werden können. Der jederzeit
vorhandene Überblick gewährleistet, dass auf aktuelle Situationen,
insbesondere am Ende des Jahres, reagiert werden kann.

Ergebnis
Das Projekt wurde in Eigenentwicklung umgesetzt und dank der einfachen
Handhabung für den Nutzer war nur ein äußerst geringer
Schulungsaufwand notwendig. Wegen immer weiter gehender Ideen ist
derzeit die 4. Version des Workflow „Investitionsgenehmigung“ im
Einsatz. In der nächsten Version wird es eine Koppelung mit der
ebenfalls im JobRouter abgewickelten Eingangsrechnungsbearbeitung
geben. Dabei entsteht dann ein geschlossenes System aus Antrag,
Genehmigung, Bestellung und buchhalterischer Abwicklung.

Eigenentwicklungen einfacher Workflows sind für den ambitionierten
Anwender durch die ebenfalls auf Internettechnologien basierende und
funkional gestaltete Entwicklungs- und Testumgebung möglich. Auch
komplexe, vom Standard abweichende Abläufe können durch die Vielzahl an
Interaktionsmöglichkeiten mit anderen Systemen und das Einbinden von
Scripten dargestellt werden.

Der Erfolg des Projekts hat dazu geführt, dass inzwischen weitere
Prozesse über den JobRouter abgewickelt werden. Der JobRouter ist ein
operationaler Bestandteil bei Euromaster und als solcher nicht mehr
wegzudenken!