RVS Süd-West Bus, Karlsruhe
 

ist ein Unternehmen der Deutsche Bahn Gruppe und eines der
erfolgreichsten Regionalbusunternehmen in Deutschland. Ein innovatives
Mobilitätskonzept zusammen mit einer modernen Busflotte zeichnet das
Unternehmen weiterhin aus.

Es entschied sich für JobRouter zur Steuerung der automatisierten
Eingangsrechnungsprüfung. Mittlerweile wird JobRouter für weitere
Prozesse benutzt.

Das Projekt
Aufgabe
war, die zentrale Rechnungserfassung für fünf Betriebsstätten des
Unternehmens einzurichten. Das bisherige Verfahren per Papier und
E-Mail führte immer zu langen Durchlaufzeiten und damit zu Defiziten im
Kostenmanagement und der Liquiditätsplanung. Die manuelle Führung der
Übersicht über die im Durchlauf befindlichen Rechnungen war sehr
aufwendig. Ein gutes halbes Jahr Zeit hatte sich RVS genommen, um sich
verschiedene Lösungsansätze und Anbieter am Markt anzusehen. Letztlich
fiel die Entscheidung zu Gunsten der WJ&P Systemhaus AG.

Der Prozess im
Einzelnen

In der Buchhaltung werden die Rechnungsbelege gescannt und
verschlagwortet. Durch das Ablegen eines Dokuments in DocuWare wird
automatisch ein Rechnungsprüfungsprozess in JobRouter gestartet. Dieser
leitet jede Rechnung durch das Unternehmen, auch an die extern
liegenden Unternehmensteile. Die angesprochenen Fachbereiche können die
Rechnungen dann freigeben und Kontierungen vornehmen. Über Ablaufregeln
beachtet der JobRouter automatisch die definierten Freigabehierarchien.
So können keine Fehler mehr auftreten.

Am Ende der Freigabe leitet der Prozess die elektronischen Belege
zurück in die zentrale Buchhaltung. Alle Daten aus dem
JobRouter-Prozess werden an die Buchhaltungssoftware, bei RVS das
Programm Navision, übergeben und dort verbucht. Alle Dokumente sind
sowohl aus dem JobRouter als auch Navision heraus abrufbar.

Für die Projektleiterinnen Kerstin Baier und Manuela Feller stand
schnell fest, dass die angestrebten Ziele erreicht worden sind:
„WJ&P hat unsere Anforderunge professionell, pragmatisch und
vor allem zielorientiert umgesetzt und durch einen perfekten Service in
der Einführungsphase geglänzt. Wir haben mit diesem Projekt eine echte
Win-Win-Situation erreicht!“

Durch die Änderung beim Rechnungseingang ist für beide
Projektleiterinnen auch die volle Revisionssicherheit gegeben. Außerdem
wurden die Vorschriften über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ohne Einschränkung erfüllt.
Dies hat nach Projektende das Beratungsunternehmen
Price-Waterhouse-Coopers bestätigt.