Wickmann-Gruppe
 

In Deutschland ist die Wickmann-Gruppe vertreten durch die
gleichnamigen Werke in Witen, die Efen GmbH in Eltville und die Wilhelm
Pudenz GmbH in Dünsen. Weltweit ist sie mit 880 Mitarbeitern in 43
Ländern an 54 Standorten auf fünf Kontinenten aktiv. Als einer der
führenden Hersteller von Geräteschutzsicherungen in den Bereichen der
Unterhaltungs-, Industrieelektronik, der Telekommunikation und der
Datentechnik hatte die Gruppe 2002 einen Jahresumsatz von 70,4
Millionen € vorzuweisen.


Die Zentralisierung der Buchhaltung an einem Standort sollte
Kostensenkungen ermöglichen. Damit stellt sich aber das Problem,
Eingangsrechnungen für die fachliche Prüfung über die Standorte zu
verteilen. Gesucht wurde daher ein Werkzeug, welches einerseits den
Transport der Eingangsrechnungen in elektronischer Form an die
Standorte sicherstellt und andererseits dafür sorgt, dass die Dokumente
durch die richtigen Abteilungen und Personen zügig bearbeitet werden.
Ein Zentrales Rechnungseingangsbuch soll für Transparenz sorgen.

Vorgehensweise

In der 1. Stufe wurde ein standortübergreifendes
Archivsystem auf Basis von DocuWare eingerichtet. Täglich werden ca.
160 Eingangsrechnungen zentral eingescannt, manuell verschlagwortet und
sind an allen Standorten zur Recherche verfügbar. In der 2. Stufe
wurden gemeinsam mit dem Rechnungswesen und den Fachabteilungen die
Prozesse der fachlichen Rechnungsprüfung besprochen. Im vorhandenen
Intranet wurde JobRouter installiert und die Verbindung zum Archiv
hergestellt. Wenige Tage später wurden die fertigen JobRouter-Workflows
installiert. Das Archivsystem startet nun automatisch für jede
Eingangsrechnung einen Prozess, der standortübergreifend die fachliche
Prüfung steuert und sicherstellt.



Vorteile, aus
3 Perspektiven gesehen:



Nutzerperspektive
Mitarbeiter:


Die fachliche Prüfung ist für jeden Mitarbeiter ein Vorgang von wenigen
Mausklicks. Der direkte Zugriff in das Archiv aus der JobRouter-Maske
bringt den Originalbeleg hervor. In der Maske können die Kontierung und
der gewünschte Status ausgewählt werden. Falls notwendig, wird der
Vorgang auf einfache Weise an andere Personen weitergeleitet.


Nutzerperspektive
Führungskraft:


Für die zentrale Buchhaltung entfällt die sonst übliche aufwendige
Wiedervorlage von herausgegebenen Belegen sowie das lästige Kopieren
der Originale. JobRouter sorgt automatisch dafür, dass die Kollegen an
die Prüfungsaufgabe erinnert werden, wenn sie es einmal vergessen haben
sollten. Damit sorgt JobRouter für eine schnelle Durchlaufzeit sowie
ein sicheres Einhalten von Skontofristen.


Nutzerperspektive
Prozessverantwortlicher:


Das zentrale Rechnungseingangsbuch gibt ständig einen aktuellen
Überblick über alle in Prüfung befindlichen Rechnungen und somit über
die Zahlungsverpflichtungen. Die hohe Prozesssicherheit sorgt dafür,
dass keine Belege verloren gehen. Aufwändiges Suchen nach Belegen gibt
es nicht mehr.


Ergebnis

Das Projekt war innerhalb kürzester Zeit realisiert und im Echtbetrieb
eingeführt. Die gesamte Projektlaufzeit lag bei 14 Tagen. Die einfache
Handhabung von JobRouter machte keinen Aufwand für Schulungen
notwendig. Durch die Internettechnologie von JobRouter gibt es keine
Notwendigkeit, irgend etwas zu installieren und der Operating-Aufwand
ist praktisch gleich null. Täglich werden ca. 160
Rechnungsprüfungsprozesse angestoßen.

Der Erfolg wird an Hand der durchschnittlichen Durchlaufzeit von 1,9
Tagen je Rechnung deutlich. 60% der Rechnungsprüfungen kommen noch am
gleichen Tag erledigt in die Buchhaltung zurück. Es konnten zwei
Buchhaltungsabteilungen geschlossen und vier Personen mit anderen
Aufgaben betraut werden. Der große Erfolg dieses JobRouter-Projekts
veranlasste die Wickmann-Gruppe, weitere Geschäftsprozesse mit
JobRouter zu implementieren.