Schmolz & Bickenbach, Düsseldorf
 

ist ein international tätiges Stahlhandelsunternehmen und verfügt über
die sechs strategischen Geschäftsfelder: Distribution,
Blankstahlproduktion, Gießereien, Hydroforming und Flachstahl. Die ca.
8500 Mitarbeiter des Unternehmens erwirtschafteten im Jahr 2005 einen
Umsatz von über 3 Milliarden €.

Gesucht
wurden Werkzeuge zur weitgehenden Automatisierung der Prozesse und zur
Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Die Belege sollten nach
dem Scannen automatisch ausgelesen werden und mittels eines
Workflow-Systems durch das Unternehmen geleitet werden. Ein zentrales
Rechnungseingangsbuch soll für Transparenz sorgen.

Umsetzung

Die automatisierte Rechnungsbearbeitung beginnt mit dem
Scannen der Dokumente und anschließender Erkennung und Verifizierung
der Rechnungsdaten durch das System SmartFix von Insiders. Danach wird
für jede Rechnung ein Workflow in JobRouter erzeugt, wobei die
erkannten Daten und die Bilddatei übergeben werden. Parallel dazu
werden die Daten in Oracle Finance bereitgestellt.


Wurde der Rechnung in SmartFix bereits ein Sachbearbeiter zugeordnet,
wird sie diesem durch JobRouter direkt zugestellt und es erfolgt eine
E-Mail-Benachrichtigung. Andernfalls wird die Rechnung von der
Finanzbuchhaltung im Workflow bearbeitet und der Prozess abgeschlossen
oder sie wird manuell einem Sachbearbeiter zur Freigabe zugewiesen.
Dieser findet alle Vorgänge in seiner Eingangsbox, die er nach
verschiedenen Kriterien filtern kann. Die Rechnung selbst kann als TIF-
oder PDF-Datei angesehen werden. Zusätzlich ist es möglich, mehrere
Rechnungen zu markieren und zu drucken.


JobRouter überwacht in verschiedenen Eskalationsstufen die rechtzeitige
Bearbeitung der Rechnung und informiert zuerst den Bearbeiter, bei
Zeitüberschreitungen später auch die Finanzbuchhaltung. Eine manuelle
Wiedervorlage entfällt. Zusätzlich wurde ein Limit für den
Rechnungsbetrag definiert, bei dessen Überschreitung auch der
Abteilungsleiter die Rechnung freigeben muss.


Nach der Freigabe erfolgt eine Prüfung durch die Finanzbuchhaltung. Die
Rechnung wird in Oracle Finance gebucht und der Prozess automatisch
beendet. Im Anschluss werden die Rechnungen automatisch im
Dokumentenmanagementsystem DocuWare archiviert.


Über ein Rechnungseingangsbuch besteht jederzeit ein Überblick über
alle Rechnungen, die sich in Bearbeitung befinden oder bereits
archiviert wurden. Die Benutzer und Rollen werden automatisch aus dem
System GroupWise übernommen und in JobRouter angelegt.