ist als Spezialist für Reifen, Räder und Autoservice bekannt. Mit über 300 Service-Centern ist Euromaster auf dem deutschen Markt flächendeckend vertreten.
Bei Investitionsanträgen ist vor allem in großen Unternehmen mit mehreren Standorten oder vielen Filialen ein aufwändiger Genehmigungsprozess nötig. Die Anträge werden oft in Papierform in die Zentrale geschickt und dort den verantwortlichen Personen zugestellt. Mit JobRouter kann dieser Vorgang erheblich vereinfacht werden.

Vorgehensweise
Das Investitionsformular wird online im JobRouter ausgefüllt. Dabei kann auf vorhandene Datenbestände zugegriffen und z.B. die Investitionsgüter und deren Preise zur Auswahl angezeigt werden. Danach wird eine fachliche Prüfung der Investition durch eine Fachabteilung (Einkauf oder EDV) vorgenommen, um sicherzustellen, dass das beantragte Investitionsgut den strategischen Vorgaben entspricht. Anschließend erhält die Fachabteilung automatisch den Auftrag zur Bestellung und vergibt bereits Inventarnummern.

Der Antragsteller bestätigt durch Eintragen des Lieferdatums in das Formular die Lieferung, so dass die Buchhaltung bei Rechnungseingang das Investitionsgut aktivieren und die Rechnung anweisen kann. Bei jedem Schritt werden die Daten der Investitionsplanung automatisch aktualisiert.

Vorteile, aus 3 Perspektiven gesehen:

Nutzerperspektive Mitarbeiter:
Durch die eindeutige Gestaltung des Online-Formulars ist für jeden Nutzer erkennbar, welche Eingaben möglich bzw. notwendig sind. Der Antragsteller wird davon entlastet, sich um Details zu kümmern, die in der fachlichen Prüfung von Experten ergänzt werden. Trotzdem werden später weder Unklarheiten über die Spezifikationen noch über den Preis entstehen. Über den JobRouter kann jederzeit nachverfolgt werden, wer den Investitionsantrag gerade bearbeitet.

Nutzerperspektive Führungskraft:
Zu jeder Zeit ist der Status der Investitionen erkennbar: beantragte, genehmigte, bestellte, gelieferte und aktivierte Positionen sind in der Datenbank vorhanden. Durch gezieltes Heraufsetzen der Investitionsgrenzen für einzelne Hierarchieebenen kann am Jahresende sichergestellt werden, dass das Investitionsbudget nicht überschritten wird.

Nutzerperspektive Prozessverantwortlicher:
Die hohe Prozesssicherheit sorgt dafür, dass alle Investitionen den dafür vorgesehenen Weg gehen. Durch die fachliche Prüfung wird sichergestellt, dass das Einkaufsverhalten einheitlich ist und damit verbundene Einkaufsvorteile genutzt werden können. Der jederzeit vorhandene Überblick gewährleistet, dass auf aktuelle Situationen, insbesondere am Ende des Jahres, reagiert werden kann.

Ergebnis
Das Projekt wurde in Eigenentwicklung umgesetzt und dank der einfachen Handhabung für den Nutzer war nur ein äußerst geringer Schulungsaufwand notwendig. Wegen immer weiter gehender Ideen ist derzeit die 4. Version des Workflow "Investitionsgenehmigung" im Einsatz. In der nächsten Version wird es eine Koppelung mit der ebenfalls im JobRouter abgewickelten Eingangsrechnungsbearbeitung geben. Dabei entsteht dann ein geschlossenes System aus Antrag, Genehmigung, Bestellung und buchhalterischer Abwicklung.

Eigenentwicklungen einfacher Workflows sind für den ambitionierten Anwender durch die ebenfalls auf Internettechnologien basierende und funkional gestaltete Entwicklungs- und Testumgebung möglich. Auch komplexe, vom Standard abweichende Abläufe können durch die Vielzahl an Interaktionsmöglichkeiten mit anderen Systemen und das Einbinden von Scripten dargestellt werden.

Der Erfolg des Projekts hat dazu geführt, dass inzwischen weitere Prozesse über den JobRouter abgewickelt werden. Der JobRouter ist ein operationaler Bestandteil bei Euromaster und als solcher nicht mehr wegzudenken!