ist ein Zentralspital mit rund 2.000 Mitarbeitern, das die medizinische Grundversorgung von rund 200.000 Einwohnern in der Region Winterthur sicherstellt. Mit einer Kapazität von rund 500 Betten behandelt das KSW rund 83.000 Patientinnen und Patienten pro Jahr.
Die Informatik des KSW als interner Dienstleister mit rund 19 Mitarbeitern ist Full-Service-Provideer für hardware- und softwaretechnische Infrastruktur sowie ausführende Instanz für IT-Projekte innerhalb des KSW.
Ziel des Projekts war die Einführung einer integrierten Eingangsrechnungsprüfung auf Basis des Workflow-Management-Systems JobRouter.

Umsetzung

Es wurde besonderer Wert auf folgende Punkte gelegt:

• Abgleich der Rechnungen mit Bestellbezug gegen die Bestellinformationen aus dem elektronischen Bestellprozess
• revisionssichere Archivierung der Eingangsrechnungen
• Dokumentation über Freigaben
• nachträgliche Auswertbarkeit über alle Eingangsrechnungen und deren Erfassung in einer Administrationsdatenbank

Die WJ&P Systemhaus AG hat auf Basis der Workshopergebnisse diesen einen Prozess mit insgesamt 5 Schritten entwickelt, wie Sie hier sehen können. Der Prozess wird automatisch durch die Archivierung von Eingangsrechnungen mit entsprechenden Indexinformationen in DocuWare 5.1 gestartet.

Aus jedem Prozessschritt heraus kann die Eingangsrechnung angezeigt werden. Sofern es sich um eine Rechnung mit Bestellbezug handelt, werden alle Informationen zur Bestellung aus der Administrationsdatenbank in den Prozess geladen. Somit ist eine schnelle Freigabe und Kontierung durch die Freigabeverantwortlichen und die jeweiligen Sachbearbeiter möglich.

Abhängig vom Rechnungsvolumen wird die Freigabe der Rechnung durch den Leiter der KSW IT oder seinen Stellvertreter durchgeführt. Alle Details zu den Rechnungen werden ebenfalls in der Administrationsdatenbank für nachträgliche Auswertungen gespeichert.