RVS Süd-West Bus, Karlsruhe
ist ein Unternehmen der Deutsche Bahn Gruppe und eines der
erfolgreichsten Regionalbusunternehmen in Deutschland. Ein innovatives
Mobilitätskonzept zusammen mit einer modernen Busflotte zeichnet das
Unternehmen weiterhin aus.
Es entschied sich für JobRouter zur Steuerung der automatisierten Eingangsrechnungsprüfung. Mittlerweile wird JobRouter für weitere Prozesse benutzt.
Das Projekt
Aufgabe war, die zentrale Rechnungserfassung für fünf Betriebsstätten des Unternehmens einzurichten. Das bisherige Verfahren per Papier und E-Mail führte immer zu langen Durchlaufzeiten und damit zu Defiziten im Kostenmanagement und der Liquiditätsplanung. Die manuelle Führung der Übersicht über die im Durchlauf befindlichen Rechnungen war sehr aufwendig. Ein gutes halbes Jahr Zeit hatte sich RVS genommen, um sich verschiedene Lösungsansätze und Anbieter am Markt anzusehen. Letztlich fiel die Entscheidung zu Gunsten der WJ&P Systemhaus AG.
Der Prozess im Einzelnen
In der Buchhaltung werden die Rechnungsbelege gescannt und verschlagwortet. Durch das Ablegen eines Dokuments in DocuWare wird automatisch ein Rechnungsprüfungsprozess in JobRouter gestartet. Dieser leitet jede Rechnung durch das Unternehmen, auch an die extern liegenden Unternehmensteile. Die angesprochenen Fachbereiche können die Rechnungen dann freigeben und Kontierungen vornehmen. Über Ablaufregeln beachtet der JobRouter automatisch die definierten Freigabehierarchien. So können keine Fehler mehr auftreten.
Am Ende der Freigabe leitet der Prozess die elektronischen Belege zurück in die zentrale Buchhaltung. Alle Daten aus dem JobRouter-Prozess werden an die Buchhaltungssoftware, bei RVS das Programm Navision, übergeben und dort verbucht. Alle Dokumente sind sowohl aus dem JobRouter als auch Navision heraus abrufbar.
Für die Projektleiterinnen Kerstin Baier und Manuela Feller stand schnell fest, dass die angestrebten Ziele erreicht worden sind: "WJ&P hat unsere Anforderunge professionell, pragmatisch und vor allem zielorientiert umgesetzt und durch einen perfekten Service in der Einführungsphase geglänzt. Wir haben mit diesem Projekt eine echte Win-Win-Situation erreicht!"
Durch die Änderung beim Rechnungseingang ist für beide Projektleiterinnen auch die volle Revisionssicherheit gegeben. Außerdem wurden die Vorschriften über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ohne Einschränkung erfüllt. Dies hat nach Projektende das Beratungsunternehmen Price-Waterhouse-Coopers bestätigt.
Es entschied sich für JobRouter zur Steuerung der automatisierten Eingangsrechnungsprüfung. Mittlerweile wird JobRouter für weitere Prozesse benutzt.
Das Projekt
Aufgabe war, die zentrale Rechnungserfassung für fünf Betriebsstätten des Unternehmens einzurichten. Das bisherige Verfahren per Papier und E-Mail führte immer zu langen Durchlaufzeiten und damit zu Defiziten im Kostenmanagement und der Liquiditätsplanung. Die manuelle Führung der Übersicht über die im Durchlauf befindlichen Rechnungen war sehr aufwendig. Ein gutes halbes Jahr Zeit hatte sich RVS genommen, um sich verschiedene Lösungsansätze und Anbieter am Markt anzusehen. Letztlich fiel die Entscheidung zu Gunsten der WJ&P Systemhaus AG.
Der Prozess im Einzelnen
In der Buchhaltung werden die Rechnungsbelege gescannt und verschlagwortet. Durch das Ablegen eines Dokuments in DocuWare wird automatisch ein Rechnungsprüfungsprozess in JobRouter gestartet. Dieser leitet jede Rechnung durch das Unternehmen, auch an die extern liegenden Unternehmensteile. Die angesprochenen Fachbereiche können die Rechnungen dann freigeben und Kontierungen vornehmen. Über Ablaufregeln beachtet der JobRouter automatisch die definierten Freigabehierarchien. So können keine Fehler mehr auftreten.
Am Ende der Freigabe leitet der Prozess die elektronischen Belege zurück in die zentrale Buchhaltung. Alle Daten aus dem JobRouter-Prozess werden an die Buchhaltungssoftware, bei RVS das Programm Navision, übergeben und dort verbucht. Alle Dokumente sind sowohl aus dem JobRouter als auch Navision heraus abrufbar.
Für die Projektleiterinnen Kerstin Baier und Manuela Feller stand schnell fest, dass die angestrebten Ziele erreicht worden sind: "WJ&P hat unsere Anforderunge professionell, pragmatisch und vor allem zielorientiert umgesetzt und durch einen perfekten Service in der Einführungsphase geglänzt. Wir haben mit diesem Projekt eine echte Win-Win-Situation erreicht!"
Durch die Änderung beim Rechnungseingang ist für beide Projektleiterinnen auch die volle Revisionssicherheit gegeben. Außerdem wurden die Vorschriften über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ohne Einschränkung erfüllt. Dies hat nach Projektende das Beratungsunternehmen Price-Waterhouse-Coopers bestätigt.
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