In Deutschland ist die Wickmann-Gruppe vertreten durch die gleichnamigen Werke in Witen, die Efen GmbH in Eltville und die Wilhelm Pudenz GmbH in Dünsen. Weltweit ist sie mit 880 Mitarbeitern in 43 Ländern an 54 Standorten auf fünf Kontinenten aktiv. Als einer der führenden Hersteller von Geräteschutzsicherungen in den Bereichen der Unterhaltungs-, Industrieelektronik, der Telekommunikation und der Datentechnik hatte die Gruppe 2002 einen Jahresumsatz von 70,4 Millionen € vorzuweisen.

Die Zentralisierung der Buchhaltung an einem Standort sollte Kostensenkungen ermöglichen. Damit stellt sich aber das Problem, Eingangsrechnungen für die fachliche Prüfung über die Standorte zu verteilen. Gesucht wurde daher ein Werkzeug, welches einerseits den Transport der Eingangsrechnungen in elektronischer Form an die Standorte sicherstellt und andererseits dafür sorgt, dass die Dokumente durch die richtigen Abteilungen und Personen zügig bearbeitet werden. Ein Zentrales Rechnungseingangsbuch soll für Transparenz sorgen.

Vorgehensweise
In der 1. Stufe wurde ein standortübergreifendes Archivsystem auf Basis von DocuWare eingerichtet. Täglich werden ca. 160 Eingangsrechnungen zentral eingescannt, manuell verschlagwortet und sind an allen Standorten zur Recherche verfügbar. In der 2. Stufe wurden gemeinsam mit dem Rechnungswesen und den Fachabteilungen die Prozesse der fachlichen Rechnungsprüfung besprochen. Im vorhandenen Intranet wurde JobRouter installiert und die Verbindung zum Archiv hergestellt. Wenige Tage später wurden die fertigen JobRouter-Workflows installiert. Das Archivsystem startet nun automatisch für jede Eingangsrechnung einen Prozess, der standortübergreifend die fachliche Prüfung steuert und sicherstellt.


Vorteile, aus 3 Perspektiven gesehen:

Nutzerperspektive Mitarbeiter:
Die fachliche Prüfung ist für jeden Mitarbeiter ein Vorgang von wenigen Mausklicks. Der direkte Zugriff in das Archiv aus der JobRouter-Maske bringt den Originalbeleg hervor. In der Maske können die Kontierung und der gewünschte Status ausgewählt werden. Falls notwendig, wird der Vorgang auf einfache Weise an andere Personen weitergeleitet.

Nutzerperspektive Führungskraft:
Für die zentrale Buchhaltung entfällt die sonst übliche aufwendige Wiedervorlage von herausgegebenen Belegen sowie das lästige Kopieren der Originale. JobRouter sorgt automatisch dafür, dass die Kollegen an die Prüfungsaufgabe erinnert werden, wenn sie es einmal vergessen haben sollten. Damit sorgt JobRouter für eine schnelle Durchlaufzeit sowie ein sicheres Einhalten von Skontofristen.

Nutzerperspektive Prozessverantwortlicher:
Das zentrale Rechnungseingangsbuch gibt ständig einen aktuellen Überblick über alle in Prüfung befindlichen Rechnungen und somit über die Zahlungsverpflichtungen. Die hohe Prozesssicherheit sorgt dafür, dass keine Belege verloren gehen. Aufwändiges Suchen nach Belegen gibt es nicht mehr.

Ergebnis
Das Projekt war innerhalb kürzester Zeit realisiert und im Echtbetrieb eingeführt. Die gesamte Projektlaufzeit lag bei 14 Tagen. Die einfache Handhabung von JobRouter machte keinen Aufwand für Schulungen notwendig. Durch die Internettechnologie von JobRouter gibt es keine Notwendigkeit, irgend etwas zu installieren und der Operating-Aufwand ist praktisch gleich null. Täglich werden ca. 160 Rechnungsprüfungsprozesse angestoßen.
Der Erfolg wird an Hand der durchschnittlichen Durchlaufzeit von 1,9 Tagen je Rechnung deutlich. 60% der Rechnungsprüfungen kommen noch am gleichen Tag erledigt in die Buchhaltung zurück. Es konnten zwei Buchhaltungsabteilungen geschlossen und vier Personen mit anderen Aufgaben betraut werden. Der große Erfolg dieses JobRouter-Projekts veranlasste die Wickmann-Gruppe, weitere Geschäftsprozesse mit JobRouter zu implementieren.