Schmolz & Bickenbach, Düsseldorf
ist ein international tätiges Stahlhandelsunternehmen und verfügt über
die sechs strategischen Geschäftsfelder: Distribution,
Blankstahlproduktion, Gießereien, Hydroforming und Flachstahl. Die ca.
8500 Mitarbeiter des Unternehmens erwirtschafteten im Jahr 2005 einen
Umsatz von über 3 Milliarden €.
Gesucht wurden Werkzeuge zur weitgehenden Automatisierung der Prozesse und zur Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Die Belege sollten nach dem Scannen automatisch ausgelesen werden und mittels eines Workflow-Systems durch das Unternehmen geleitet werden. Ein zentrales Rechnungseingangsbuch soll für Transparenz sorgen.
Umsetzung
Die automatisierte Rechnungsbearbeitung beginnt mit dem Scannen der Dokumente und anschließender Erkennung und Verifizierung der Rechnungsdaten durch das System SmartFix von Insiders. Danach wird für jede Rechnung ein Workflow in JobRouter erzeugt, wobei die erkannten Daten und die Bilddatei übergeben werden. Parallel dazu werden die Daten in Oracle Finance bereitgestellt.
Wurde der Rechnung in SmartFix bereits ein Sachbearbeiter zugeordnet, wird sie diesem durch JobRouter direkt zugestellt und es erfolgt eine E-Mail-Benachrichtigung. Andernfalls wird die Rechnung von der Finanzbuchhaltung im Workflow bearbeitet und der Prozess abgeschlossen oder sie wird manuell einem Sachbearbeiter zur Freigabe zugewiesen. Dieser findet alle Vorgänge in seiner Eingangsbox, die er nach verschiedenen Kriterien filtern kann. Die Rechnung selbst kann als TIF- oder PDF-Datei angesehen werden. Zusätzlich ist es möglich, mehrere Rechnungen zu markieren und zu drucken.
JobRouter überwacht in verschiedenen Eskalationsstufen die rechtzeitige Bearbeitung der Rechnung und informiert zuerst den Bearbeiter, bei Zeitüberschreitungen später auch die Finanzbuchhaltung. Eine manuelle Wiedervorlage entfällt. Zusätzlich wurde ein Limit für den Rechnungsbetrag definiert, bei dessen Überschreitung auch der Abteilungsleiter die Rechnung freigeben muss.
Nach der Freigabe erfolgt eine Prüfung durch die Finanzbuchhaltung. Die Rechnung wird in Oracle Finance gebucht und der Prozess automatisch beendet. Im Anschluss werden die Rechnungen automatisch im Dokumentenmanagementsystem DocuWare archiviert.
Über ein Rechnungseingangsbuch besteht jederzeit ein Überblick über alle Rechnungen, die sich in Bearbeitung befinden oder bereits archiviert wurden. Die Benutzer und Rollen werden automatisch aus dem System GroupWise übernommen und in JobRouter angelegt.
Gesucht wurden Werkzeuge zur weitgehenden Automatisierung der Prozesse und zur Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Die Belege sollten nach dem Scannen automatisch ausgelesen werden und mittels eines Workflow-Systems durch das Unternehmen geleitet werden. Ein zentrales Rechnungseingangsbuch soll für Transparenz sorgen.
Umsetzung
Die automatisierte Rechnungsbearbeitung beginnt mit dem Scannen der Dokumente und anschließender Erkennung und Verifizierung der Rechnungsdaten durch das System SmartFix von Insiders. Danach wird für jede Rechnung ein Workflow in JobRouter erzeugt, wobei die erkannten Daten und die Bilddatei übergeben werden. Parallel dazu werden die Daten in Oracle Finance bereitgestellt.
Wurde der Rechnung in SmartFix bereits ein Sachbearbeiter zugeordnet, wird sie diesem durch JobRouter direkt zugestellt und es erfolgt eine E-Mail-Benachrichtigung. Andernfalls wird die Rechnung von der Finanzbuchhaltung im Workflow bearbeitet und der Prozess abgeschlossen oder sie wird manuell einem Sachbearbeiter zur Freigabe zugewiesen. Dieser findet alle Vorgänge in seiner Eingangsbox, die er nach verschiedenen Kriterien filtern kann. Die Rechnung selbst kann als TIF- oder PDF-Datei angesehen werden. Zusätzlich ist es möglich, mehrere Rechnungen zu markieren und zu drucken.
JobRouter überwacht in verschiedenen Eskalationsstufen die rechtzeitige Bearbeitung der Rechnung und informiert zuerst den Bearbeiter, bei Zeitüberschreitungen später auch die Finanzbuchhaltung. Eine manuelle Wiedervorlage entfällt. Zusätzlich wurde ein Limit für den Rechnungsbetrag definiert, bei dessen Überschreitung auch der Abteilungsleiter die Rechnung freigeben muss.
Nach der Freigabe erfolgt eine Prüfung durch die Finanzbuchhaltung. Die Rechnung wird in Oracle Finance gebucht und der Prozess automatisch beendet. Im Anschluss werden die Rechnungen automatisch im Dokumentenmanagementsystem DocuWare archiviert.
Über ein Rechnungseingangsbuch besteht jederzeit ein Überblick über alle Rechnungen, die sich in Bearbeitung befinden oder bereits archiviert wurden. Die Benutzer und Rollen werden automatisch aus dem System GroupWise übernommen und in JobRouter angelegt.
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