Verteilte Standorte und mobile Anwender

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Der Online-Zugriff auf Dokumente über Standortgrenzen hinweg gehört zu den wesentlichen Vorteilen des elektronischen Dokumenten-Managements. Das DocuWare 5 Client-Programm kann mit vollem Funktionsumfang über das Internet weltweit auf Archive und Dokumente in der Zentrale zugreifen. Hierzu muss lediglich die richtige IP-Adresse am Client-PC konfiguriert werden.

Archive synchronisieren

Zusätzlich können Archive unterschiedlicher Standorte miteinander synchronisiert werden. Anhand feingliedriger Regeln wird beispielsweise eingestellt, welche Dokumente eines Archivs in der Zentrale beim nächtlichen Synchronisationslauf auf das Archiv einer Niederlassung synchronisiert werden. So arbeiten Zentrale und Niederlassung sehr komfortabel mit den gleichen Dokumenten bei minimalen Antwortzeiten und ohne Belastung von Standleitungen. Zweigstellen und Tochtergesellschaften im In- und Ausland lassen sich so optimal in das Dokumenten-Management integrieren.

Offline-Betrieb mit dem Laptop

Die gleiche Synchronisationstechnik nutzt DocuWare, um mobile Benutzer mit Laptop-PCs einzubinden. Der Außendienst hat immer sämtliche Unterlagen seiner Kunden auf aktuellem Stand dabei. E-Mails oder andere Dokumente, die der Außendienstmitarbeiter selbst erstellt, archiviert er in seinem Laptop- Archiv. Sie werden bei der nächsten Synchronisation automatisch in die Zentrale übertragen und stehen dort dem Innendienst zur Verfügung. Dadurch, dass Innen- und Außendienst über die gleichen vollständigen Informationen verfügen, verbessern sich Kundenservice und Mitarbeiterzufriedenheit. Auch Workflow-Prozesse lassen sich auf mobile Benutzer ausdehnen.

Workflow-Prozesse standortunabhängig

Die neue DocuWare-Architektur macht es einfach, dokumentbasierte Prozesse auf Home-Offices oder andere entfernte Arbeitsplätze auszudehnen. Sogar mobile Benutzer werden mit eingebunden: Die Genehmigung von Angeboten oder die Freigabe von Rechnungen kann offline auf dem Laptop erfolgen. Bei der nächsten Synchronisation wird der Workflow-Schritt automatisch an die Zentrale übergeben. Dort wird der zuständige Mitarbeiter von DocuWare zur weiteren Bearbeitung aufgefordert. Die Effizienz im Vergleich zu papiergesteuerten Abläufen wird insbesondere durch die Einbeziehung entfernter Arbeitsplätze und mobiler Benutzer in die elektronische Prozesssteuerung deutlich erhöht.