Records Management: Aufbewahrung und Zugriff

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Für die revisionssichere Archivierung stellt DocuWare Sicherungsmechanismen zur Verfügung. Diese schützen Belege auf dem Weg von der Erfassung bis zur Langzeitarchivierung auf unveränderlichen Datenträgern und Speichersystemen. Einschlägige gesetzliche und regulatorische Anforderungen wie AO, GDPdU, Basel II und Sarbanes Oxley, werden von DocuWare erfüllt. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden automatisch überwacht. In Papier form vorliegende Akten können von der DocuWare-Datenbank einschließlich deren Lagerorte und Aufbewahrungsfristen mitverwaltet werden.

Gesetzeskonformer Dokumenten- und Datenzugriff

Die gesetzlich vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten auf auswertbare Daten sind während des gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraumes über Exportfunktionen sichergestellt. Spooldaten, die über Computer Output on Laser Disk (COLD) oder Windows-Druckertreiber TIFFMAKER automatisch von den kaufmännischen Lösungen übernommen wurden, können durch das Hinterlegen von Formularvorlagen jederzeit originalgetreu reproduziert werden.

Maßgeschneiderte Zugriffsrechte

Der Zugriff auf die Dokumente wird durch ein detailliertes Berechtigungskonzept mit Gruppen, Rollen und Profilen zuverlässig gesteuert. Mitarbeiter und Prüfer, aber auch Kunden und Lieferanten bekommen dadurch nur die Dokumente zu sehen, für die ihnen die Berechtigung erteilt wurde. Der direkte Zugriff auf die Dokumentdateien über das Dateisystem ist nicht möglich. Protokollfunktionen erlauben auch nach Jahren den Nachweis, welcher Benutzer wann auf ein Dokument zugegriffen und es verändert hat.

Elektronische Signatur

DocuWare ermöglicht alle Formen der elektronischen Signatur: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen sowie Zeitstempel und Handschrift- Signaturen. Sie sind nahtlos in das DocuWare-System integriert und damit für jeden Anwender nutzbar. So werden Integrität der Dokumente und Authentizität der Bearbeiter zusätzlich gesichert.