Kurzübersicht:

SmartDocuments ist eine clevere und einfache Lösung für die Erstellung und zentrale Verwaltung von Vorlagen, Overlays, Schablonen und Unternehmensdokumente. Denken Sie dabei an Berichte, Angebote, Verfahrensanleitungen, Genehmigungen, Verträge, E-Mails, Briefe, Memos, - kurzum: Dokumente mit oftmals immer wiederkehrenden ähnlichem Aufbau, Inhalten oder Fragestellungen, die auf der Basis einer intelligenten Vorlage (auch Template genannt) einfacher, schneller und vor allem aktuell und inhaltlich korrekt erstellt werden können. Mit SmartDocuments sind Sie nicht länger von Lieferanten teurer maßgefertigter Lösungen abhängig. SmartDocuments ist seit über zehn Jahren der Standard für Dokumentenerstellung, Vorlagen- und Corporate-Design-Verwaltung. Clever, einfach und zuverlässig. In der nachfolgenden Beschreibung finden Sie umfassende Informationen über die Vorzüge und Vorteile von SmartDocuments.

Wenn Sie eine Lösung suchen, die Ihre Textverarbeitung automatisiert, NICHT auf Word basiert und Funktionen aus den Bereichen Workflow und Output Management abdeckt, dann informieren Sie sich zu Praxisbeispiele für Textautomation und goSmart - automatisierte Textverarbeitung.

Was ist SmartDocuments?

SmartDocuments ist eigentlich ein dokumentbasierendes Content Managementsystem, das im Unternehmen die komplette Dokumentenverwaltung und Dokumentenerstellung abdeckt und die Basis für hochwertige Qualitätsdokumente für all Ihre interne und externe Korrespondenz ist.

SmartDocuments ist eine Standardanwendung, welche auf die Ihnen bekannten Textverarbeitungsprogramme wie MS-Word / Open Office unter Windows aufbaut, und sehr leicht zu erlernen und bedienen ist. Der Standardanwender kann ohne Schulung sofort mit SmartDocuments in seiner gewohnten Umgebung arbeiten.

SmartDocuments ist sehr anwenderfreundlich, reduziert nachvollziehbar den Zeitaufwand für die Dokumenterstellung und steigert so die Effizienz im ganzen Unternehmen.

SmartDocuments ist ein offenes System das sich leicht verknüpfen lässt mit Microsoft Office und vielen anderen Büroanwendungen. Die Software lässt sich auch mit senkrechten Anwendungen und Applikationen verknüpfen. SmartDocuments wird in der Praxis oft angewendet in Kombination mit Systemen wie Oracle, Pinkroccade, Centric, SAP, Siebel, Filenet, RAET, BCT, DocuWare und Circle Software.
Europaweit über eine Million SmartDocuments-User in Ämtern, Behörden, Komunen, mittelständischen und großen Unternehmen nutzen bereits heute Smartdocuments zum eigenen Vorteil.

Was kann SmartDocuments?

SmartDocuments bietet Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit Briefe und Dokumente bis zu fünf mal schneller zu erstellen und zu bearbeiten.

Die benötigten Vorlagen, Overlays und Schablonen werden zentral oder dezentral von einem oder mehreren Verwaltern / Administratoren im Unternehmen erstellt und verwaltet, ohne dass hierfür Programmierkenntnisse notwendig sind. Die Erstellung und Konfiguration erfolgt ausschließlich über eine benutzerfreundliche, leicht zu bedienende Benutzeroberfläche.

- Die Überwachung und Einhaltung Ihres Corporate Identity verläuft automatisch, unabhängig von der
Anzahl der Mitarbeiter.
- Veränderungen in Corporate Identity können über die gesamte Breite der Organisation in einem
Arbeitsgang automatisch durchgeführt werden.
- Vorhandene Dokumente können uneingeschränkt erneut verwendet werden oder einfach mittels
kopieren von Textteilen erneut eingerichtet werden.
- Der Dokumentenfluss wird transparenter und übersichtlicher und ist viel schneller beherrschbar.
- Dokumente können auch mit allen vorher erwähnten Eigenschaften von einem Back-Office oder
Workflowsystem hergestellt werden.

Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer neuen Homepage unter der Rubrik:

oder

Auch mit Microsoft Word 2003 kann man Smart Documents generieren, allerdings ist hierfür manuelle Programmierung und entsprechendes Programmier-Know-How notwendig.

Wenn gleich die grundsätzliche Begriffsdefinition "Smartdocuments" in die gleiche Richtung geht, so gibt es dennoch gravierende Unterschiede.

Mit Hilfe von Microsoft Word können Word-Dokumente per "PROGRAMMIERUNG" mit "Intelligenz" ausgestattet und so zu "SmartDocuments" werden. "SmartDocuments" von HighConcept bauen u. a. auch auf Microsoft Word oder Open Office auf, werden aber über eine Benutzeroberfläche ohne jegliche Programmierung erstellt und zentrale verwaltet!

SmartDocuments von High Concept Software Development ist deshalb in vielerlei Hinsicht eine nützliche und innovative Ergänzung zu Microsoft Word und anderen Textverarbeitungssystemen.

Nachfolgende nochmals die ausführliche Erklärung zu SmartDocuments von Microsoft:

Smart Documents sind Dokumente, die programmiert wurden, um Ihnen während der Verwendung dieser Dokumente Unterstützung zu bieten. Verschiedene Dokumenttypen, z. B. Formulare und Vorlagen, eignen sich in ihrer Verwendung gut als Smart Documents.

Smart Documents sind besonders effektiv, wenn Sie während eines Prozesses verwendet werden. So gibt es z. B. in Ihrem Unternehmen möglicherweise einen Prozess zum Ausfüllen von Formularen für eine jährliche Überarbeitung der Angestelltendaten. Hierfür verwenden Sie eventuell bereits eine Microsoft Word-Vorlage. Wenn diese Vorlage zu einem Smart Document programmiert wird, kann es mit einer Datenbank verbunden werden, die automatisch einige der erforderlichen Daten ausfüllt, z. B. Name, Angestelltennummer, Name des Vorgesetzten usw. Wenn Sie dieses Formular ausfüllen, kann das Smart Document eine Schaltfläche anzeigen, mit deren Hilfe Sie das Formular zum nächsten Bearbeitungsschritt im Prozess senden können. Da dem Smart Document bekannt ist, wer Ihr Vorgesetzter ist, kann es sich selbst automatisch an diese Person weiterleiten. Das Smart Document weiß immer, an welcher Stelle im Prozess es sich gerade befindet und welcher Bearbeitungsschritt darauf folgt.

Smart Documents können Sie bei der Wiederverwendung von Inhalten unterstützen. Anwälte können z. B. bestehenden, häufig verwendeten Text beim Verfassen von Verträgen verwenden; und Journalisten können Redewendungen und anderen häufig verwendeten Text einfügen.

Smart Documents erleichtern das gemeinsame Verwenden von Informationen. Sie können mit verschiedenen Datenbanken kommunizieren und Microsoft BizTalk Server zum Protokollieren des Workflows verwenden. Smart Documents bieten außerdem eine Interaktion mit anderen Microsoft Office-Anwendungen. Sie können Smart Documents z. B. verwenden, um E-Mail-Nachrichten mithilfe von Microsoft Outlook zu senden, ohne das Dokument zu schließen oder Outlook zu starten.

Smart Documents werden von Entwicklern und IT-Experten (Information Technology) erstellt und verteilt. Sie können erkennen, ob es sich bei einem Word-Dokument um ein Smart Document handelt, indem Sie überprüfen, ob ein XML-Erweiterungspaket (XML-Erweiterungspaket: Eine Sammlung von Dateien, die von der Datei "manifest.xml" verwaltet wird und Funktionen zu einem Microsoft Word- oder Microsoft Excel-Dokument durch Angeben von benutzerdefinierter Anzeige oder benutzerdefinierten Aktionen hinzufügt.) angefügt ist (Menü Extras, Befehl Vorlagen und Add-Ins, Registerkarte XML-Erweiterungspakete).

Anmerkung XML-Funktionen stehen nur in Microsoft Office Professional Edition 2003 und eigenständigen Instanzen von Microsoft Office Word 2003 zur Verfügung. Dies gilt nicht für das Speichern von Dokumenten als XML mit dem Word XML-Schema.

Ein XML-Erweiterungspaket enthält mehrere Komponenten, einschließlich Extensible Markup Language (XML) (Extensible Markup Language (XML): Eine komprimierte Form der Standard Generalized Markup Language (SGML), mit deren Hilfe Entwickler benutzerdefinierte Tags erstellen können, die eine flexible Organisation und Präsentation von Informationen ermöglichen.)-Dateien und einer Manifestdatei, die auf diese Komponenten verweist. Wenn Sie ein Dokument öffnen, an das ein XML-Erweiterungspaket angefügt ist, öffnet Word außerdem den Aufgabenbereich Dokumentaktionen. Dieser Aufgabenbereich kann Extras zum Ausführen von Aufgaben sowie Hilfe zum Verwenden des Smart Documents enthalten. Die spezifischen Features eines Smart Documents werden vom Entwickler bzw. vom IT-Experten bestimmt, der es erstellt.

Wenn Sie nicht über Entwicklungs- oder IT-Ressourcen verfügen, können Sie Smart Documents von Drittanbietern downloaden (oder mit der Zusatzsoftware "SmartDocuments von HighConcept" Ihre Dokumente ohne Programmierung selbst erstellen und verwalten). Informationen zum Erstellen von Smart Documents finden Entwickler im Smart Document Software Development Kit auf der Microsoft Developer Network (MSDN)-Website.

Anmerkung Bei der ersten Verwendung von Smart Documents erhalten Sie möglicherweise die Fehlermeldung, dass Sie die Common Language Runtime-Komponenten installieren müssen oder dass Sie eine andere Version der Komponenten auf Ihrem Computer benötigen. Wenden Sie sich bei einer derartigen Fehlermeldung an Ihren Systemadministrator.