Workflow

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DocuWare hilft dabei, dokumentbasierte Unternehmensprozesse zu automatisieren. Unterlagen gelangen gezielt an die jeweils zuständigen Mitarbeiter. Durch die Verwendung der integrierten Stempel und der Joblisten des Moduls CONTENT-FOLDER ist die Konfiguration von Prozessen sehr einfach.

Steuern über Stempel, Formulare und von außen

Die Steuerung des Workflows erfolgt über einfache Genehmigungs- und Ablehnungsstempel oder über Formulare, die mit Stempeln verbunden sind. Das Setzen eines bestimmten Stempels und die in einem Formular eingetragenen Werte bestimmen den nächsten Schritt im Workflow. Es wird definiert, wer das Dokument als Nächstes erhalten soll. Die Verwendung von Stempeln zur Prozesssteuerung ist der Papierbearbeitung nachempfunden und erleichtert die Anwendung für den Benutzer. Dokumentstati können auch automatisiert über das DocuWare-Modul AUTOINDEX oder über das Programmier- Toolkit gesetzt werden. Damit beeinflussen externe Programme einzelne Workflowschritte.

Flexible Joblisten

Die Joblisten werden mit CONTENTFOLDER definiert. Als Bearbeitungslisten enthalten sie alle Dokumente, die für die jeweilige Person gerade zur Bearbeitung anstehen. Als Überwachungslisten bieten sie einen Überblick über die Dokumente, die zum Beispiel auf Genehmigung durch andere warten.

Maximale Transparenz

In DocuWare zeichnen sich Workflows neben der einfachen Benutzung vor allem durch hohe Transparenz aus. Jeder über einen Stempel und dessen Formular gesteuerte Prozessschritt wird durch einen entsprechenden Stempelaufdruck im Schriftstück dokumentiert, automatisch mit Datum und Benutzername. So ist der gesamte Prozess – wie bei Papierprozessen – im Dokument selbst abgebildet und von jedem auch ohne Workflow-Kenntnisse nachvollziehbar. Je nach internen Richtlinien kann die Darstellung der Stempel und anderer Notizen bei Anzeige und Ausdruck erzwungen oder unterdrückt werden.